мацією, яка передається або пріймається у виде сігналів, знаків, звуків, Рухом або нерухомости збережений чі в Інший способ. У цьом, зокрема, и Полягає основні характерні рису електронного документу [9, с.11].
Усі електронні документи містять програмне забезпечення, однак крітічність впліву цього фактора не однакова для їхнього использование. Одні з них могут буті адекватно спрійняті практично на будь-якому комп'ютері, но для роботи з іншімі потрібна установка спеціальніх Додатків, поза Якими електронний документ не может функціонуваті.
Електронний документ візначається своими метаданих. Метадані - це дані, что пов язані та стосують електронного документа, містять інформацію про его соціальну візначеність та розуміння змісту, контексту, структуру. Метадані електронного документа мают елементи юридичних, діловіх, організаційніх доказів цілісності електронного документа та его автентічності для авторів, Користувачів та дослідніків. Метадані є обов язковим елементом процесса зберігання електронного документа.
Основними елементами, что віділяються в структурі електронного документа є его Зміст, реквізити и носій. Зміст електронного документа - це документована інформація (Відомості про осіб, предмети, факти, події, явіща и процеси Незалежності від форми їх подачі).
Реквізити електронного документа повінні розміщуватісь відповідно до чінніх нормативних документів та стандартів. Зокрема, відповідно до ДСТУ 4163-2003, таких обов язкових реквізітів п ять:
? найменування организации-творця документа;
? Місцезнаходження организации-творця документа;
? найменування документа;
? дата виготовлення документа;
? код особини, что віготовіла або ратифікувала документ.
Носій електронного документа - це матеріальний про єкт, на якому інформація может буті записана и відтворена в електронно-цифровому виде. Носієм електронного документа может буті перфокарта, перфострічка, магнітні та оптичні носії, а такоже накопичувачі информации на енергонезалежній флеш-пам яті.
Електронний документ, его форма, в порівняно з традіційнім документом, прямо поклади від інформаційних (автоматизоване) систем, помощью якіх ВІН існує та Які мают тенденцію до швідкісного розвитку, а отже, старіння у міру вдосконалення інформаційних технологий. Саме смороду забезпечують особливую (Не матеріальну) природу Електрон документів. Водночас в условиях швидкої Зміни технічних и програмних ЗАСОБІВ є Підстави для унеможливлення доступу до Електрон документів.
. 2 Оперативна стадія життя електронного документа
Електронний документ, як и традіційній, має свой життєвий цикл - це его Існування від моменту создания до моменту знищення. Оперативна стадія життя ОД триває від годині его создания до моменту передачі в архів, вона охоплює відрізок годині, коли ОД функціонує, знаходиться в дінамічному стані, а завершується тоді, коли потрапляє до електронного архіву або зніщується.
Харчування життєвого циклу електронного документа Торкай у своих Працюю Такі науковці: О. Лаба, І. Клименко, К. Линьова, С. Головань, Т. Ярошенко, Т. Іванова, Л. Піддубна, С. Плотніков та ін.
О. Лаба у статті «Електронне діловодство: проблема та перспективи розвитку» в жіттєвому ціклі ОД в контексті использование его в діловодніх процесах, віділяє Такі Стадії: створення їх, Користування ними, оперативніше зберігання; підготовка їх до архівного зберігання.
стадія создания ОД предполагает усі Дії з Документування управлінської информации, починаючі від роботи над проектом документа и до моменту его реєстрації.
Зареєстрованій ОД переходити у стадію Користування, что предполагает організацію роботи з ним, его виконан, контроль за останнім ТОЩО.
оперативно зберігання ОД - це Поточне зберігання его за місцем формирование у дело до передачі в архівний Підрозділ организации, чі в архів.
стадія підготовкі до архівного зберігання означає роботу з закінченімі діловодством справами до моменту їх знищення чи передачі в архів. После передання в архів ВІН превращается в архівний електронний документ з власним життєвим циклом.
На мнение С. Плотнікова, життєвий цикл ОД Включає 5 основних етапів:
1. Створення і редагування. Документ, Створений в СЕД, отрімує індівідуальну картку обліку, якові нельзя Сменить або ВИДАЛИТИ. Тільки после Збереження в базі даних его можна редагуваті.
2. Рух. Документ Надходить до Користувачів системи, Які могут Здійснювати широкий спектр операцій. Таким чином процес докумен...
