вому ордері в рядку Підстава вказується мета, на яку видаються гроші, і документ, що послужив підставою для виписки видаткового касового ордера (наприклад, на витрати на відрядження згідно з наказом № ... від ...). Документ, який є підставою для виписки видаткового касового ордера, вказується і в рядку Додаток .
Сума проставляється цифрами у відповідній рамці у верхній частині документа і прописом в рядку Сума (за винятком копійок, їх можна записати цифрами). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником організації, головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою. На видатковому касовому ордері підпис керівника не обов'язкова тільки в тому випадку, якщо є його дозвільна напис на документах, прикладених до видаткового касового ордера (рахунках, заявах та ін.). Видатковий касовий ордер реєструється у спеціальному журналі в хронологічній послідовності і передається касирові. Видача ордера, на руки особі, яка отримує гроші, заборонена. При отриманні грошей пред'являється паспорт або замінюючий його документ (наприклад, при видачі грошей на підприємстві може пред'являтися посвідчення, видане даним підприємством), але на цьому документі обов'язково повинна бути фотографія та особистий підпис його власника. Касир проставляє у видатковому касовому ордері найменування і номер пред'явленого документа, ким і ко?? да він виданий. Одержувач власноручно чорнилом або кульковою ручкою в рядку після слова Отримав записує отриману ним суму: рублі - прописом, копійки - цифрами, ставить дату отримання (при цьому назва місяця пишеться словом, наприклад, 15 квітня) і свій підпис. Гроші можуть бути видані тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, то j по рядку Видати працівником бухгалтерії спочатку вказується прізвище, ім'я, по батькові одержувача, потім прізвище, ім'я, по батькові особи, якій довірено отримання грошей (наприклад, Іванову Миколі Васильовичу за дорученням Петрову Сергію Васильовичу). Довіреність повинна бути оформлена в установленому порядку, вона залишається у касира як додаток до видаткового касового ордера.
Щоб виключити можливість повторного отримання грошей за первинними документами, прикладеним до видаткового касового ордера, касир повинен погасити їх (проставити на них штамп отримано або оплачено ) із зазначенням числа, місяця, року.
За видатковими ордерами виробляються разові виплати грошей. Як правило, це видача грошових сум під звіт на господарські потреби або на відрядження, а також за результатами авансового звіту, видача позичок або матеріальної допомоги окремим працівникам, можуть вироблятися і разові видачі на оплату праці, але теж окремим працівникам (наприклад, депонированная плата, тобто заробітна плата за минулі періоди, вчасно не отримана та здана в банк). Таким чином, видатковий касовий ордер оформляється при разової видачі грошей, одній особі. У тому випадку, коли ті ж разові виплати проводяться кільком особам (наприклад, кільком працівникам видається депонована заробітна плата або декільком особам видаються суми під звіт на відрядження), може оформлятися платіжна відомість.
Щомісячні виплати заробітної плати, допомоги по соціальному страхуванню та стипендії видаються тільки за платіжними або розрахунково-платіжними відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача.
При видачі грошей за відомістю касир повинен переконатися, що на її титульному аркуші є дозвільний підпис керівника організації та головного бухгалтера або особи, уповноваженої на це. У відомості вказуються і терміни видачі коштів, вони повинні бути видані протягом трьох робочих днів (в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях - до п'яти робочих днів), включаючи день отримання грошей в банку.
Одержувачі пред'являють документи, що засвідчують їх особу, але дані цих документів у відомості не заносяться. Кожен одержувач ставить підпис у відповідній графі, але сума прописом не вказується. Якщо гроші видаються за дорученням, то перед розпискою в одержанні грошей касир робить напис: За дорученням raquo ;. Довіреність залишається у касира як додаток до відомості.
У відомості на виплату заробітної плати, допомоги по соціальному страхуванню і стипендій проти прізвищ осіб, яким не зроблено зазначені виплати, касир повинен поставити штамп або зробити відмітку від руки: Депоновано raquo ;. У кінці відомості робиться запис про фактично виплачених сумах і сумах коштів, що підлягають депонуванню, вона скріплюється підписом касира. У тому випадку, коли гроші видавалися не касиром, а іншою особою, на відомості пишеться: Гроші за відомістю видавав ... (підпис) raquo ;. Забороняється видача грошей за однією відомістю одночасно касиром і іншою особою. На відомості ставиться штамп: Видатковий касовий ордер ...
