же не брати участі в інших аспектах наради.
Наступний крок - зібрати необхідні документи і дані. Поговорити з учасниками, запитати їх думку, визначити цілі, яких би вони хотіли досягти, дайте їм зрозуміти, що ви зацікавлені в їх ідеях. Необхідно дати зрозуміти, що учасники повинні так само підготуватися до зустрічі. Розробити порядок денний, включаючи мета, список бажаних результатів і час, передбачуване для обговорення кожного питання, а також поділитися інформацією, особливо, якщо вона допоможе скоротити нараду. [3]
Деякі групи приймають рішення голосуванням. Іншим необхідний консенсус: всі учасники наради підтримують рішення, навіть якщо вони з ним не згодні. В деяких групах рішення приймає лідер. Кожен підхід має свої переваги і недоліки. Голосування більшістю дасть рішення на короткий період часу. Воно може змусити людей прийняти рішення, яке поставить їх у виграшну або програшну позицію. Консенсус означає, що кожен розуміє, може підтримати і допомогти у виконанні рішення, але окремі учасники наради можуть відчувати, що деякі питання залишилися неврахованими. Щирий консенсус досягається, коли всі учасники приходять до єдиного рішення. [2]
Люди більш охоче приймають рішення, досягнуте консенсусом. Але процес часто вимагає запасний позиції - альтернативи у випадку, якщо консенсус не буде досягнутий в певних часових рамках. Таким чином, консенсус не типовий для ситуацій, в яких потрібно термінове рішення або у випадках, коли відповідальність за рішення несе тільки лідер.
Рішення, прийняте лідером - це найбільш ефективний спосіб в обмежених часових рамках. Прикладом може служити лідер, що оголошує рішення і закриває нараду. Важливо, щоб всі учасники чули, що їх думки почуті. Якщо час дозволяє проконсультуватися з іншими, лідер може розглянути індивідуальні думки - найбільш прийнятний спосіб, якщо потрібно думка експерта або обрані представляють думки акціонерів. Також лідер може скликати нараду для збору думок - рекомендується, коли рішення є важливим для багатьох людей, коли є можливість створити спільну діяльність, і загальну основу для виконання. [4]
. 3 Проведення наради
Необхідно почати нараду вчасно і провести невелику вступну дискусію, щоб переконатися, що групі ясна порядок денний, цілі і бажані результати - внесіть необхідні поправки. Якщо порядок денний не підготовлена, її можна складати на ходу.
Всі точки зору важливі, але не однаково. Скільки часу потрібно відвести для виступу учаснику старшому за посадою? Це залежить від мети наради. Можливо, він повинен виступити першим і визначити цілі і напрям.
Або, якщо ті, чия думка необхідно вже висловилися, а молодші члени команди мовчать, ви можете попросити його висловитися. Навіть якщо вас цікавить думка кожного, ви не повинні дати обговоренню піти убік. Для цього часто підводите проміжні підсумки, використовуючи порядку денного та ідеї, виписані на дошці, а також оголошуйте перехід від одного пункту порядку денного до іншого. [5]
Узгоджені основні правила дозволяють стимулювати участь у дискусії. Керівник діє як лідер і як посередник, який надає людям можливість висловитися. Важливо стежити за тим, як ви берете участь в обговоренні, переконайтеся, що ви не домініруете, дати можливість висловитися нерішучим і боязким, а також стежити, щоб ніхто не переривав промовця і не домінував в обговоренні. Зберігайте позитивне ставлення до висловлювалася точка зору. Доцільно втручатися, якщо один учасник починає критикувати точку зору іншого. Підкресліть те, що вже погоджено, не дозволяйте повертатися до питань, які вже вирішені. Можна робити записи на дошці, записувати зроблені пропозиції. Це допоможе дотримуватися ключових питань.
. 4 Закінчення наради
Знаючи коли і як закінчити наради, можна допомогти членам команди виконати поставлені завдання.
При обговоренні останнього питання в учасників виникають труднощі або учасники починають залишати нараду. Ці два знаки показують, що ви перевищили ліміт часу. Ці рекомендації допоможуть вам уникнути такої небезпеки і заслужити подяку колег: дайте собі обіцянку закінчити вчасно. Стежте за часом або попросіть про це одного з учасників. Нагадуйте групі, скільки часу залишилося і скільки питань ще не вирішено. Якщо час закінчується, виберіть пріоритетні завдання, решта відкладіть. Якщо якийсь пункт потребує ретельного розгляду, запитаєте, чи згодна група на перевищення ліміту часу або призначте ще одну нараду. Якщо немає очевидних попереджувальних знаків, орієнтиром для завершення наради може служити момент, коли всі цілі досягнуті, або спроби їх досягнення вичерпали себе, або вийшов час. [6]
Що робити, щоб закінчити...
