олективом і не тільки тому, що припускає колегіальність і, в кінцевому рахунку якесь узгодження думок усіх присутніх, причому ця завдання лягає на головуючого. Справа ще в тому, що сучасний менеджмент вимагає від кожного працівника досить високого рівня інтенсивності праці, і нарада в таких умовах нерідко перетворюється в якусь віддушину, можливість розслабитися, бути як би при справі і на очах у керівництва, але в той же час не вирішувати конкретних завдань. Причому це розслаблення настає чисто рефлекторно, на подкорочном рівні свідомості, часто незалежно від волі і намірів людини.
Таким чином, нарада може бути організовано для двох цілей: або для вирішення питання, що виходить за межі компетенції одного з менеджерів і пов'язаного з цим розподілом обов'язків, або для спільного прийняття якогось екстремального рішення типу перепрофілювання підприємства- тобто рішення, прийняття якого може зажадати від кожного з присутніх виходу на новий рівень зусиль задля блага всієї фірми.
. 1 Типи і цілі нарад
Існує кілька основних типів нарад, і кожен з них має різну мету. Звичайно, наради можуть мати не тільки одну мету. Нарада персоналу, наприклад, часто служить як для обміну інформацією, так і для вирішення дрібних проблем. Але незалежно від того одна причина або декілька, є причина, завдяки якій було скликано нараду. Під час наради, спрямованого на вирішення проблеми, учасники спочатку визначають проблему, а потім виробляють її рішення. У нараді влаштованому для прийняття рішення група вибирає рішення, яке буде реалізовано. Для того щоб успішно провести нараду, група повинна погодити процес прийняття рішення: чи буде рішення одностайним, чи буде прийматися голосуванням чи орієнтуючись на думку окремих людей? Так само існують наради для обміну думками, звітів, зворотного зв'язку. Статус наради важливий для команди, так як вона повинна підготуватися до нього. [2]
Нарада необхідно скликати тільки якщо керівник потребує інформації або раді, яка може надати саме група, а не одна особа, має бажання долучити команду до участі в ухваленні рішення або обговорення проблем або хоче поділитися інформацією з усім колективом і поставити всіх до відома про конкретну ситуацію.
Якщо у керівника немає часу на підготовку, або це особисте питання, яке правильніше залагодити один на один, або питання не настільки важливий, щоб витрачати на нього робочий час всього колективу, краще не скликати нараду.
. 2 Підготовка до наради
Краще почати підготовку з визначення цілей наради. Це може бути інформація, визначення проблеми, нові ідеї, визначення напрямку дій, визначення відповідальності або комбінація цих чинників. Орієнтуючись на специфічні цілі, визначте, кого ви попросите прийти на нараду і як ви його проведете.
Правильним рішенням буде запросити на нараду людей, які приймають ключові рішення з питань, які будуть порушені на нараді, можуть бути корисні, братимуть участь у вирішенні питань, які будуть порушені під час наради, за родом своєї діяльності повинні познайомитися з інформацією, яку керівник представить під час наради, а також будуть виконувати прийняті рішення.
Якщо можливо, необхідно виробити порядок денний до наради за наступним списком:
кінцева мета наради;
бажаний результат;
дата, час і місце наради;
хто скликає нараду;
яка команда буде скликана, імена учасників;
ролі учасників;
чи є щось незвичайне у форматі зустрічі;
чи є учасники з боку, їхні імена і ролі;
людина відповідальна за розподіл часу і дотриманні пунктів порядку денного;
тривалість наради;
необхідна підготовка. [2]
Краще недооцінити, ніж переоцінити кількість питань, які може розглянути група. Питання повинні витікати один з іншого. Потрібно відокремлювати обмін інформацією від прийняття рішень та вирішення проблем і починати з більш легких питань, потім переходити до складних, але при цьому не уникати важких питань.
У середньому тривалість наради від тридцяти хвилин, до двох годин, зазвичай, чим коротше, тим краще.
Цілі наради також допомагають визначити приміщення і обстановка.
Секретар визначає ключові моменти, ідеї та рішення, які є результатом наради. Так само робить записи під час проведення наради і після нього. Асистенти - учасники, активно висувають ідеї і не дають дискусії звернути з вірного шляху. Експерт виступає в цій якості, а якщо необхідно. Якщо це не постійний член команди, він мо...
