сійської Федерації. Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, пов'язаного тексту. p> Підпис (21),
Підпис - Це один з основних способів посвідчення документів. Підпис є обов'язковим реквізитом. Підпис на документі проставляє особа, яка несе відповідальність за зміст даного документа. Підписується, як правило, тільки перший примірник документа. У складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ, його особистий підпис і розшифровка підпису (ініціали та прізвище) без лапок і дужок.
Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища. p> Гриф узгодження (22). Візи (23). p> Узгодження - Це попередній розгляд питань, містяться в проекті документа. Узгодження може бути зовнішнє і внутрішнє. p> Зовнішнє погодження оформляється грифом узгодження. Він має два варіанти: узгодження з конкретною посадовою особою і узгодження з колегіальним органом. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту В«ПідписВ» або на окремому аркуші узгодження. Аркуш погодження складається, коли зміст документа зачіпає інтереси декількох організацій або осіб, про що робиться відмітка на місці грифа узгодження. p> Але віза може бути оформлена і більш коротко: особистий підпис і дата.
На внутрішніх документах віза проставляється на останньому аркуші першого примірника. На вихідних - на останньому аркуші того примірника, що буде залишений в установі.
Друк (24).
Друк ставлять на найбільш важливих документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, підтверджуючи справжність підписів. Друк повинна бути добре читане і по можливості повинна захоплювати частину найменування, посади. Розрізняються друку гербові і друку організації. У комерційних структурах гербові печатки не використовуються.
Відмітка про завірення копії (25).
Засвідчення копії документа відбувається для додання їй юридичної сили.
Відмітка про завірення копії складається з заверительной написи - «³рноВ», найменування посади працівника, який завірив копію, його особистого підпису, її розшифровки і дати засвідчення. p> Відмітка про виконавця (26).
Даний реквізит необхідний для оперативного зв'язку з тим, хто склав документ для роз'яснення та уточнення порушених у документі питань.
Відмітка про виконавця включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) виповниться документа і номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують у відповідності зі стандартом, на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (27). Цей реквізит проставляється на виконаних документах, що підлягають списанню в справу для подальшого зберігання та використання в довідкових цілях. p> Відмітка про надходження документа до організації (28). За можливості ставиться на першому аркуші вхідних документів, як правило, з допомогою штампа. Цей реквізит включає в себе: найменування одержує організації, дату надходження документа, його вхідний реєстраційний номер. p> Відмітка для автоматичного пошуку документа (29). Цей реквізит може включати ім'я диска, файлу, що містить даний документ і інші пошукові дані.
Прийом і реєстрація документів . На підприємстві розрізняють три основних потоку документації:
В· вхідні документи, що надходять з інших організацій;
В· вихідні документи, що відправляються в інші організації;
В· внутрішні документи, створювані на підприємстві і використовувані працівниками підприємства в управлінському процесі.
Всі документи, що надходять на підприємство проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.
Служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка може бути представлена ​​на підприємстві, як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (За наявності додатка). В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою, де пояснюється причина повернення. p> Конверти від вступників документів залишають в тому випадку, коду по конверту можна визначити адресу відправника, час відправлення і дату отримання документів. Чи не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою "особисто" і на адресу громадських організацій.
Попереднє розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу надійшли на:
направляються на розгляд керівнику підприємства;
направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям. p> Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що містять поточну операт...
