міст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини небудь події, факту, вчинку. Відповідно пояснювальні записки можна розділити на дві групи. До першої належать документи, найчастіше супроводжують основний документ і пояснюють зміст його окремих положень. Вони оформляються на загальному бланку установи. Другу групу складають пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, сформованих ситуацій, вчинків і поведінки окремих працівників. Текст таких записок має бути переконливим, містити неспростовні докази. Як і внутрішні доповідні записки, вони оформляються на чистих аркушах паперу з відтворенням тих же реквізитів і підписуються укладачем.
Наведемо зразки оформлення пояснювальних записок:
Директору центру В«КадриВ» Н.І. Іванову
Пояснювальна записка
.04.2010 № 34 Про зрив занять у групі секретарів-референтів 09.04.2010 на заняття з діловодства прийшло тільки троє слухачів зі складу групи 19 осіб. У результаті цього заняття довелося відмінити. p align="justify"> Викладач Підпис Г.І. Григор'єва
Генеральному директору А.А.Зуеву
Виробничий відділ об'єднання
Пояснювальна записка 12.01.2011 № 46
Зведений звіт про встановлення обладнання для виробництва аміаку за 2010 р. не був представлений у вказаний термін у зв'язку з відсутністю підтвердження від трьох цехів.
Начальник відділу Підпис Ю.П. Йолкін
Виробниче об'єднання по видобутку залізної руди В«КримчерметВ» шахта В«ЮзівськаВ»
Начальнику шахти К.Є. Матвєєву
Пояснювальна записка
.01.2011 № 87 Про порушення виробничої дисципліни.
січня 2011 в другій зміні під час мого чергування було розірвано силовий кабель, що живить освітлення штреків. Внаслідок поганої закрепленности пересувної установки МА-45 стався її відрив від несучої конструкції і наїзд на кабель, що призвело до розриву. Відповідальний за техніку безпеки при експлуатації пересувної установки - робочий Єгоров С.К.
Єгоров С.К. раніше також порушував правила техніки безпеки, за що мав стягнення.
Вважаю за необхідне вжити суворих заходів дисциплінарного впливу до Єгорову С.К.
Гірничий майстер Підпис П.Г. Потапов
. СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ АКТІВ
Акт - документ, складений кількома особами та підтверджує встановлений факт, подія, дія. Найчастіше акти складаються комісіями, як постійно діючими, так і призначуваними розпорядчим документом (зазвичай наказом) за вказівкою вищестоящої організації або керівника. В окремих випадках акт може бути складений одним аб...
