ь в цю позначку зазначення терміну виконання. p align="justify"> На контроль ставляться тільки зареєстровані документи.
Контроль виконання документів може виконуватися за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних), електронного журналу (таблиці Excel), використовуваних одночасно для реєстрації та контролю, або реєстраційно-контрольних карток (РКК), складових контрольно-довідкову картотеку. Вести контроль виконання документів по журналу на паперовому носії (журналу реєстрації вхідних документів) - завдання дуже трудомістка і неефективна. p align="justify"> Для здійснення контролю виконання документів в реєстраційну форму (базу даних, журнал, РКК) вводяться відомості про документ. Мінімальний перелік таких даних наведено нижче (Приклад 1). br/>
Приклад 1
1. Автор (кореспондент) Найменування організації, структурного підрозділу або посадової особи - автора документа. При контролі виконання звернень громадян це: ім'я, по батькові, прізвище громадянина та його адреса. Якщо на контроль ставиться документ, що відправляється, записується найменування організації, структурного підрозділу або посадової особи - корреспондента.2.Наименование виду документаЗаполняется відповідно до найменування виду контрольованого документа.3. Дата документаЗапісивается дата, привласнена документом організацією - автором документа.4.Регистрационный номер документаПереносітся реєстраційний номер документа, присвоєний організацією - автором документа.5.Дата поступленіяПереносітся в контрольну форму з позначки про надходження документа (реєстраційного штампа) .6. Реєстраційний номер поступленіяНомер, присвоєний документом при вступі в організацію, переноситься в контрольну форму з позначки про надходження документа (реєстраційного штампа) .7. Заголовок до тексту (короткий зміст документа) Переноситься з документа; за його відсутності формулюється працівником, який веде контроль виконання документа. Короткий зміст може записуватися ключовими словамі.8. РезолюціяПереносятся зміст доручення, виконавець (виконавці), автор і дата резолюціі.9. Термін ісполненіяПроставляется дата, яка міститься в резолюції. При реєстрації документа, що відправляється може записуватися дата очікуваного ответа.10.Отметка про виконання документаПереносятся реєстраційний номер і дата створеного документа, посилання на реєстраційний номер і дату документа, що поступив або короткий запис вирішення питання по существу.11. Номер делаПереносітся номер справи відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу, до якого поміщений виконаний документ. p align="justify"> При веденні контролю за допомогою РКК слід мати на увазі, що в цьому випадку буде потрібно два примірники картки: один - для служби ДОП, другий - для структурного підрозділу - виконавця. За другого примірника картки буде вестися контроль виконання документа в підрозділі. Таким чином, в службі ДОП формується загальна з організаці...
