ї контрольно-довідкова картотека, в підрозділі - контрольно-довідкова картотека підрозділу. При наявності в організації локальної мережі електронний варіант картки найзручніше надсилати електронною поштою безпосередньо виконавцю і секретарю підрозділу (для контролю). p align="justify"> Єдиної уніфікованої форми РКК не встановлено, але оскільки визначено перелік відомостей про документ, необхідних для ведення контролю документів, кожна організація може розробити власну РКК.
З РКК формується контрольна картотека, яка має два розділи: В«Контрольований масивВ» і В«Виконані документиВ».
У першому розділі РКК розставляються за термінами виконання з 1-го по 31-й день місяця. У додаткову клітинку поміщаються картки документів, термін виконання яких настане в наступному місяці. На початку кожного місяця картки документів цього місяця розставляються відповідно до дати їх виконання. p align="justify"> Для контролю за ініціативними вихідними документами, на які очікується відповідь до певного терміну, або особливо важливими документами можна застосовувати окремі картки і, відповідно, формувати окрему клітинку контрольного розділу. На вихідний документ заповнюється окрема картка (коли, кому направлений, вихідний номер, короткий зміст, термін отримання відповіді). У цьому розділі картотеки РКК на документи доцільно розставляти по передбачуваних дат отримання відповіді. p align="justify"> Другий розділ картотеки В«Виконані документиВ» формується в міру виконання документів. У нього поміщаються РКК виконаних документів (тобто після того, як документ виконаний і переданий у справу). Цей розділ картотеки може формуватися за будь-якою ознакою, зручному для роботи, з урахуванням специфіки організації: по кореспондентам, видах документів, підрозділам-виконавцям та ін
.1 Організація контролю
При організації контролю важливо, щоб виконавець отримав документ вчасно, оскільки контроль виконання документа починається з моменту його постановки на контроль. Для того щоб служба контролю була впевнена в тому, що документ переданий виконавцю, останньому необхідно розписатися в отриманні документа на РКК, призначеної для контрольної картотеки. Для цього працівник, який несе відповідальність за передачу документів виконавцям, направляє виконавцю документ з двома екземплярами РКК; один примірник залишається в підрозділі, інший (екземпляр служби контролю) з розписом виконавця повертається в службу контролю і ставиться до першого розділу контрольної картотеки. Якщо виконавцю документ передається у вигляді електронного файлу по локальній корпоративній мережі, повинна бути передбачена відправка в службу ДОП повідомлення про прочитання. Отримання такого повідомлення означатиме, що виконавець отримав документ. p align="justify"> У разі виконання документа кількома структурними підрозділами оригінал документа направляється відповідальному виконавцю, решта в...
