align="justify"> Крім того, важливу роль у сфері управління грають документи, що відображають діяльність різних колегіальних органів (протоколи), які можуть виступати і засобом здійснення розпорядчої діяльності, і засобом накопичення та узагальнення інформації.
Документ виник передусім, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) - доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також визначається поняттям «юридична сила документа».
Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки означає, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційного документа передбачає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб та громадян), які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї .
Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення 1. З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:
дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;
видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
дотримуватися які у певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.
До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційним номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.
В управлінській практиці прийнято розрізняти документи за ступенем їх достовірності на чорнові, чистові, оригінали, копії.
Чернової документ, виготовлений рукописним, машинописним способом або роздрукований з комп'ютера, відображає роботу автора над його змістом. Він може містити тільки текст і не володіє юридичною силою.
Бєлової документ - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.
Документ, в якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце створення) вважається справжнім. Оригінал офіційного документа - це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою.
Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Копія документа може бути факсимільного чи вільною. Факсимільний копія повністю відтворює зміст документа і всі його зовнішні ознаки (що містяться в оригіналі реквізити, включаючи підпис і печатка) або частину їх, особливості їх розташування. Факсимільний копія виготовляється на копіювальній техніці, з використанням фотографії, апаратів факсимільного зв'язку, принтерів. Для документів, виготовлених на друкарських машинках, факсимільного копією є другий і наступні екземпляри документів, отримані через копіювальний папір. Вони, як правило, залишаються у справах установи. Застаріла назва таких копій - відпустку. Вільна копія містить всі реквізити документа, але не обов'язково п...
