овторює його форму.
Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.
Типові управлінські функції в кожному управлінському апараті реалізуються на основі використання документів, що відносяться до різних систем документації. Співвідношення документів з різних систем в діловодстві різних установ та організацій неоднаково, тому що залежить від конкретної діяльності того чи іншого закладу, його масштабності, місця в системі федерального управління і ряду інших причин. Але, незалежно від цього, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядчу і виконавську діяльність. Їх сукупність складає систему організаційно-розпорядчої документації. Державний стандарт визначає організаційно-розпорядчі документи як письмові документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб. Таким чином, система організаційно-розпорядчої документації в силу свого повсюдного застосування має велике значення для документування управлінської діяльності.
Крім загальних для всіх установ і підприємств функціональних систем документації виділяють також галузеві системи, які використовуються при документуванні відповідних видів діяльності і відображають їх специфіку. Це, наприклад, системи документації з охорони здоров'я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові та ін Організаційно-розпорядча документація тісно пов'язана як з галузевими, так і з функціональними системами. З одного боку, вона представляє для інших систем правову основу, а з іншого - в ній знаходять відображення питання керівництва, контролю, планування, обліку, звітності і т.д.
Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.
Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктівтов ». Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом. Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного вироби (в даному випадку документа). У Росії діяльність по стандартизації координується державними органами стандартизації.
Стандартизація - складний процес. До її складу входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегування. З одного боку, це методи стандартизації, з іншого - види робіт, які можуть здійснюватися як самостійні. Наприклад, в широкому сенсі типізація - це розробка типових конструкцій або технологічних процесів на основі загальних для ряду виробів (процесів) технічних характеристик. У документоведении цей метод використовується для створення типових форм документів і типових текстів, тобто зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи.
Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого в подальшому створюються тексти аналогічного змісту.
Під уніфікацією розуміється «приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості». За офіційним визначенням уніфікація - це виб...
