их і використання вже наявних даних. Наприклад, коли в електронній таблиці в одній клітинці повинна зберігатися дата, а в іншого - грошове надходження, користувач чисто випадково може їх переплутати. Крім того, якщо вам знадобиться працювати не тільки з цифровою або текстовою інформацією, ви можете виявити, що ваша електронна таблиця не може працювати з інформацією, представленою у вигляді малюнка або звуку.
СУБД дозволяє задати типи даних і способи їх зберігання. Ви також можете задати критерії (умови), які СУБД буде в подальшому використовувати для забезпечення правильності введення даних. У самому простому випадку умова на значення має гарантувати, що ви не введете випадково в числове поле буквений символ. Інші умови можуть визначати область або діапазони допустимих значень ваших даних. У найбільш досконалих системах ви можете задати відносини між сукупностями даних (зазвичай званими таблицями або файлами) і покласти на СУБД забезпечення сумісності або цілісності даних. Наприклад, можна змусити систему автоматично перевіряти відношення введених замовлень до конкретних клієнтам.
Microsoft Access надає вам максимальну свободу в завданні типу ваших даних (Текст, числові дані, дати, час, грошові значення, малюнки, звук, документи, електронні таблиці). Ви можете задати також формати зберігання (довжина рядка, точність представлення чисел і дати часу) і надання цих даних при виведенні на екран або друк. Для впевненості, що в базі даних зберігаються тільки коректні значення, можна задатьусловія на значення різної ступеня складності.
Так як Microsoft Access є сучасним додатком Windows, ви можете використовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exchange, динамічний обмін даними) і ОLЕ (Оbject. Linking and Embedding, зв'язок і впровадження об'єктів). DDE дозволяє здійснювати обмін даними між Access і будь-яким іншим підтримуючим DDE додатками. У Access ви можете за допомогою макросів або Access Basic здійснювати динамічний обмін даними з іншими додатками. OLE є витонченішим засобом Windows, яке дозволяє встановити зв'язок з об'єктами іншої програми або впровадити небудь об'єкти в базу даних Access. Такими об'єктами можуть бути картинки, діаграми, електронні таблиці або документи з інших підтримуючих ОLЕ додатків Windows. Microsoft Access може працювати з великим числом найрізноманітніших форматів даних, включаючи файлові структури інших СУБД. Ви можете здійснювати імпорт і експорт даних з файлів текстових редакторів або електронних таблиць. За допомогою Access ви можете безпосередньо - обробляти файли Рагаdох, dВАSE III, dВАSЕ IV, FохРго та ін Можна також імпортувати дані з цих файлів в таблицю Access. p> Робота з даними в текстовому редакторі або електронній таблиці значно відрізняється від роботи з даними в СУБД. У документ, підготовлений за допомогою текстового процесора, ви можете включити табличні дані і використовувати для їх обробки обмежений набір функцій. Можна виконати пошук рядка символів у вихідному документі, за допомогою ОLЕ включити в нього таблицю, діаграму чи картинки з інших додатків. В електронній таблиці деякі осередки містять забезпечують потрібні обчислення або перетворення формули, а дані, які є для них вихідною інформацією, ви можете ввести в інші осередки. Дані з електронної таблиці, створеної для якоїсь конкретної мети, дуже важко потім використовувати у вирішенні інших завдань. Щоб виконати нове завдання, ви можете організувати зв'язок з даними іншої електронної таблиці або використовувати обмежені можливості пошуку для копіювання обраного підмножини даних однієї з електронних таблиць в іншу, яка буде потрібно вам для рішення нової завдання. СУБД дозволяє працювати з даними, застосовуючи різні способи. Наприклад, ви можете виконати пошук інформації в окремій таблиці або створити запит зі складним пошуком по декількох зв'язаним між собою таблицям чи файлів. За допомогою однієї єдиної команди можна оновити зміст окремого поля або декількох записів. Для читання і коректування даних ви можете створити процедури, що використовують функції СУБД. У багатьох систем є розвинені можливості для введення даних і генерації звітів. У Microsoft Access для обробки даних ваших таблиць використовується потужний мова SQL (Structured Query Language - Структурований мова запитів). Використовуючи, ви можете виділити з однієї або декількох таблиць необхідну для вирішення конкретної завдання інформацію. Access значно спрощує завдання обробки даних. Щоб змусити Microsoft Access вирішувати ваші завдання, вам зовсім не потрібно знати мову SQL. При будь-якій обробці даних з декількох таблиць використовує одного разу задані вами зв'язку між таблицями. Ви можете сконцентрувати свої зусилля на вирішенні інформаційних проблем, не витрачаючи сил на побудову складної системи, яка відстежує у вашій базі всі зв'язки між структурами даних. У Microsoft Access є також просте і в той же час багате можливостями засіб графічного завда...
