повинні бути заповнені бухгалтерією чітко й ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані на друкарській машині (комп'ютері).
Підчистки, помарки або виправлення в цих документах не допускаються. При виникненні помилок документ повинен бути переписаний.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання, і перераховуються що докладалися до них документи. Видача прибуткових і видаткових касових ордерів або замінюють їх документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Прийом і видача грошей за касовими ордерами провадиться тільки в день їх складання. Це часто перевіряється при позапланової інвентаризації.
При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або замінюють їх документів касир зобов'язаний перевірити:
наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому касовому ордері або його замінює - дозвільного напису (підписи) керівника підприємства або осіб, на це уповноважених;
правильність оформлення документів;
наявність перелічених у документах додатків.
Якщо хоча б одна з вимог не виконана, касир зобов'язаний повернути документи в бухгалтерію для належного оформлення.
Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи негайно після одержання або видачі за ними грошей мають бути підписані касиром, а додані до них документи погашаються штампом або написом «оплачено» або «отримано» із зазначенням дати ( числа, місяця, року).
Прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи до передачі в касу реєструються бухгалтерією в «Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів» (форма № КО - 3).
Журнал реєстрації побудований таким чином, що за його даними контролюється цільове призначення поманих та витрачених готівкових коштів організацій, присвоюються номери касових документів, перевіряється повнота проведених касиром операцій, складається звітність. За загальним правилом нумерація видаткових та прибуткових касових ордерів починається з початку року з порядкового номера 1 (один) і до закінчення року ведеться в порядку зростання номерів. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжні (розрахунково-платіжні) відомості з оплати праці та інших, прирівняних до неї платежів, реєструються після їх видачі.
В обов'язки касира входить ведення касової книги, в якій враховуються всі надходження і видачі готівки в організації (форма № КО - 4).
Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після одержання або видачі готівки по кожному ордеру. Записи в касовій книзі ведуться в двох примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Підчистки і обумовлені виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його замінює. Касова книга відіграє роль регістра аналітичного обліку касових операцій. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний лист (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими та видатковими документами під розписку в касовій книзі.
У бухгалтерії проводять бухгалтерську обробку звіту касира, яка полягає в ретельній перевірці правильності оформлення прибуткових і видаткових касових документів, відповідності записів у звіті даними доданих до неї документів, підрахунків підсумків операцій за день та залишків на початок і кінець робочого дня. Повинні бути також звірені суми здобутих і зданих готівки до установи банку з відповідними виписками банку по розрахунковому рахунку.
Допускається ведення касової книги в організації автоматизованим способом. У цьому випадку аркуші касової книги формуються у вигляді роздруківки «Вкладний аркуш касової книги». Одночасно з нею формується роздруківка «Звіт касира». Обидві роздруківки повинні:
складатися до початку наступного робочого дня;
мати однаковий зміст;
включати всі реквізити, передбачені формою касової книги.
Аркуші касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початок року. Роздруківка «Вкладний аркуш касової книги» повинна містити інформацію про загальну кількість аркушів касової книги за кожний місяць, а також в останній за календарний рік - загальна кількість аркушів касової книги за рік.
Після отримання роздруківок «Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання зазначених документів, підписати їх і передати звіт касира ...
