планування та контролю заходів є актуальною, тому що створюване програмне забезпечення дозволить систематизувати роботу кожного співробітника, забезпечить своєчасність виконання завдань, а також поліпшити контроль з боку керівництва за ходом виконання планів.
4.2 Основні характеристики існуючої підсистеми планування і контролю заходів ТОВ «Альфа-Софт Сервіс»
Існуюча на підприємстві система планування полягає в стандарті системи менеджменту якості ISO 9001: 2008 (E), згідно з яким функціонує підприємство.
Згідно з цим стандартом, керівництво підприємства встановлює цілі системи менеджменту якості, а також інші цілі і завдання, пов'язані з роботою підприємства (підвищення кваліфікації співробітників, відвідування співробітниками професійних семінарів, заходи по роботі з клієнтами, завдання підвищення ефективності і якості робочого процесу).
Існуюча система не автоматизована. Документи, що відображають мету і завдання планування, зберігаються на паперовому носії та ніяк не відбиваються в діючій інформаційній системі підприємства. Доступ до даних документів може отримати будь-який співробітник підприємства, задіяний у системі менеджменту якості.
В існуючій системі планування використовуються такі документи:
- протокол зборів;
- план заходів з якості;
- план заходів по протоколу;
- доповнення до плану заходів;
- звіт по заходам.
При необхідності, документи можуть бути переглянуті будь-яким із співробітників фірми. Внесення змін до документів не проводиться, за винятком внесення приміток у відповідний стовпець таблиці в документах «План заходів по протоколу», «План заходів з якості» і «Доповнення до плану заходів». У примітці вказується заяву відповідального з?? співробітника про перенесення терміну виконання відповідного завдання.
Звіт по заходам формується раз на квартал і відображає відповідність запланованих і фактичних термінів виконання завдань.
У підсистемі планування задіяні не всі співробітники підприємства. На малюнку 3.1 виділені відділи, на які не поширюється система планування, а саме Центр сертифікованого навчання і бухгалтерія. Обговорення завдань планування виробляють такі співробітники:
- директор;
- керівник служби якості;
- керівник ОППТР;
- заступник керівника ОППТР з супроводу;
- заступник керівника ОППТР з продажу;
- співробітник служби якості.
На малюнку 1.3 показана структура інформаційних потоків підприємства в рамках підсистеми планування.
Інформаційні потоки визначають склад вхідних і вихідних документів, які обробляються в рамках системи планування і контролю в ТОВ «Альфа-Софт Сервіс».
Результати зі звіту щодо заходам враховуються при формуванні завдань з планування на наступний період.
Малюнок 4.2 - Інформаційні потоки підсистеми планування: 1 - протокол зборів; 2 - план заходів по протоколу; 3 - план заходів з якості; 4 - доповнення до плану заходів; 5 - заява про перенесення терміну; 6 - звіт по заходам.
4.3 Визначення концепції з проектування інформаційного і програмного забезпечення для підсистеми планування і контролю заходів ТОВ «Альфа-Софт Сервіс»
Результатом проектування має стати програмне забезпечення, що дозволяє виробляти планування і контроль діяльності співробітників.
ПЗ повинно володіти клієнт-серверної архітектурою, на сервері розташовується загальна база даних. Клієнтські програми встановлюються на персональних комп'ютерах кожного співробітника. Перед підключенням до бази даних кожен співробітник проходить авторизацію шляхом введення свого імені користувача і пароля.
Програма повинна забезпечувати наступні аспекти планування робочих заходів:
- інформування користувачів про терміни виконання завдань з планів заходів;
- забезпечувати можливість для кожного користувача планувати свій робочий процес протягом дня;
- створення звітів про виконання планів заходів.
Для забезпечення першого аспекту в базу даних вводяться плани заходів. Кожен план включає в себе набір завдань. У кожній задачі повинні бути зазначені: тип завдання, опис, відповідальний, термін виконання, відмітка про виконання. Складні завдання передбачають створення пов'язаного із завданням подплав, в якому дана задача розбивається на відповідні підзадачі. Да...
