(організації). [1]
У відповідності зі стандартом системи менеджменту якості ISO 9001: 2008 (E), вище керівництво організації повинне забезпечувати, щоб цілі у сфері якості, включаючи необхідні для виконання вимог до продукції, були встановлені у відповідних підрозділах і на відповідних рівнях організації [2]. Дана вимога стандарту в організації ТОВ «Альфа-Софт Сервіс» реалізується шляхом щомісячних зібрань відповідальних за планування працівників фірми, в ході яких формується протокол зборів по системі якості. Повістка зборів і рішення, прийняті за його підсумками, з протокол від 24 січня 2013 наведений у додатку А.
На підставі протоколу зборів формується план заходів, що включає в себе цілі та завдання для співробітників фірми на майбутній період. План заходів по протоколу від 24 січня 2013 наведено в додатку Б. Окремо можуть бути сформовані плани заходів за якістю (додаток В). Для виконання кожного завдання призначається відповідальний співробітник або кілька співробітників, а також задається термін виконання плану.
Якщо завдання, описана в якомусь пункті плану, сформульована широко і вимагає уточнення, формується доповнення до плану заходів. У ньому розкриваються підзадачі, що входять до вимагає уточнення задачу з плану заходів. Доповнення до плану заходів щодо реалізації завдань до протоколу №01 від 24.01.13 р Приведено в додатку Г.
У разі, якщо співробітник не може виконати поставлене завдання у встановлений термін, він повинен написати заяву для перенесення терміну із зазначенням причини. По закінченні періоду створюється звіт, що відображає ступінь виконання завдань і реальні терміни їх виконання. Результати аналізуються і враховуються при подальшому плануванні з метою поліпшення якості роботи. Звіт по заходам за 1 квартал 2013р. наведено в додатку Д.
Схема вищеописаного методу планування представлена ??на малюнку 4.1.
На підставі кожного зборів може бути сформовано кілька різних планів. Формування всіх видів планів після кожних зборів не є обов'язковим.
Малюнок 4.1 - Схема формування документів з планування
На основі даних по запланованим і фактичним термінами виконання завдань за 1 квартал 2013 року, можна виявити, наскільки часто завдання не виконуються в заданий термін, а також величини відхилення фактичних термінів від запланованих. Результати аналізу представлені в таблиці 1.1.
З наведених даних видно, що в більшості випадків частину завдань не виконується в строк. Це свідчить про недосконалість даної системи планування і контролю.
Таблиця 4.1 - Дані по виконання планових завдань за 1 квартал 2013 року
Дата прийняття плану меропріятійОбщее кількість задачКолічество завдань, виконаних з задержкойСреднее кількість днів відхилення від запланованого терміну, днейПроцент завдань, що не виконаних у срок24.01.20139616,1766,67% 7.02.2013715014,29% 13.02.2013211250% 25.03.20132000%
Вищеописаний процес не автоматизований, у зв'язку з чим на його хід дуже впливає людський фактор. Співробітники повинні самостійно шукати способи інформування і нагадування про терміни виконання завдань. Але дані способи не завжди можуть виявитися ефективними, у зв'язку з чим співробітникові не вдається виконати поставлене завдання до терміну. Дана ситуація негативно позначається на продуктивності праці як самого співробітника, так і організації, тому що викликає необхідність перенесення термінів інших завдань, що в свою чергу знижує продуктивність праці співробітників.
Крім того, складання звітів по виконанню завдань, необхідних для аналізу якості роботи співробітників, також не автоматизовано. Таким чином, витрачається додатковий робочий час одного зі співробітників на складання звітів. Звіт являє собою зведений документ, в якому представлені завдання, призначені співробітникам, відповідальні співробітники і терміни виконання (запланований і фактичний). Таким чином, звіт являє собою зведений документ по декількох планам і не вимагає будь-якої складної аналітичної роботи. Складання такого звіту автоматично є найбільш раціональним шляхом.
Також негативний вплив має відсутність планування поточних завдань співробітників на невеликий термін. До поточних завдань можна віднести етапи призначених співробітнику завдань у відповідності з планами, а також повсякденні робочі справи (телефонні дзвінки, зустрічі, наради і т.д.). Дана обставина знижує ефективність роботи і може спричинити за собою фінансові втрати як за рахунок зниження продуктивності праці співробітників, так і через можливої ??втрати клієнтів і, відповідно, прибутку.
Таким чином, завдання проектування інформаційного і програмного забезпечення...
