ерів. При цьому документи можуть створюватися як за запитом або у зв'язку з проведеною фірмою операцією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року.
2.2 Інформаційна технологія керування
Метою інформаційної технології керування є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні управління. Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи управління і використовується при гіршій структурованості вирішуваних завдань, якщо їх порівнювати з задачами, які розв'язуються за допомогою інформаційної технології обробки даних. Інформаційна технологія керування ідеально підходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівників та різних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів керування фірмою. Поставляється нею, містить відомості про минуле, дійсне і ймовірне майбутнє фірми. Ця інформація має вигляд регулярних або спеціальних управлінських звітів. Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути подана в агрегованому вигляді, так, щоб проглядалися тенденції зміни даних, причини виниклих відхилень і можливі рішення. На цьому етапі розв'язуються такі задачі опрацювання даних:
оцінка планованого стану об'єкта управління;
оцінка відхилень від планованого стану;
виявлення причин відхилень;
аналіз можливих рішень і дій.
Інформаційна технологія керування спрямована на створення різноманітних видів звітів. Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії. Спеціальні звіти створюються за вимогою керівників, або коли в компанії відбулося щось незаплановане. І ті, й інші види звітів можуть мати форму підсумкових, порівняльних і надзвичайних звітів. У підсумкових звітах дані об'єднані в окремі групи, відсортовані і подані у вигляді проміжних і остаточних результатів по окремих полях. Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані по різноманітних ознаках і використовуються для порівняння. Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру. Використання звітів для підтримки керування є особливо ефективним при реалізації так званого керування по відхиленнях. Управління з відхиленнях припускає, що головним змістом одержуваних спеціалістом даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів керування по відхиленнях до звітів пред'являються наступні вимоги:
звіт необхідно створювати тільки тоді, коли відхилення відбулося;
відомості у звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;
усі відхилення бажано показати разом, щоб спеціаліст міг уловити існуючий між ними зв'язок;
у звіті необхідно показати, кількісне відхилення від норми.
Основні компоненти: вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів у зручному для ухвалення рішення вигляді. Зміст бази даних за допомогою відповідного програмного забезпечення перетворюється в періодичні і спеціальні звіти, що надходять до спеціалістів, які беруть участь у прийнятті рішень в організації. База даних, що використовується для одержання зазначеної інформації, повинна складатися з двох елементів:
) даних, що накопичуються на основі оцінки операцій, проведених фірмою;
) планів, стандартів, бюджетів та інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкта керування (підрозділи фірми).
2.3 Інформаційна технологія підтримки прийняття рішень
Ефективність і гнучкість інформаційної технології багато в чому залежать від характеристик інтерфейсу, системи підтримки прийняття рішень. Інтерфейс визначають: мова користувача; мову повідомлень комп'ютера, що організує діалог на екрані дисплея; знання користувача.
Мова користувача - це ті дії, які користувач робить по відношенню до системи шляхом використання можливостей клавіатури, електронних олівців, пишучих на екрані, джойстика, миші raquo ;, команд, що подаються голосом і т.п. Найбільш простою формою мови користувача є створення форм вхідних і вихідних документів. Отримавши вхідну форму (документ), користувач заповнює його необхідними даними і вводить у комп'ютер. Система підтримки прийняття рішень робить необхідний аналіз і видає результати у вигляді вихідного документа встановлен...
