е бути побудована за децентралізованим принципом. При цьому кожен підрозділ підприємства отримує свою частку кореспонденції, що відноситься до неї. При цьому облік вхідної кореспонденції здійснюється децентралізовано. Номери вхідної кореспонденції створюються або в єдиному нумераторі (хто перший отримав номер, той і хороший) або в номер вхідного документа включається номер підрозділу, отримав документ, а нумератори в кожному підрозділі ведуться незалежно. Вихідна кореспонденція зазвичай завжди проходить через одне місце (по крайней мірою поки не відомі підприємства з іншою схемою обробки вихідної кореспонденції). p> Організація децентралізованого прийому вхідних документів досить поширена і у усьому світі. Досить навести приклад газети Times. При реорганізації відділу обробки листів громадян в кінці 80-их років (теж канцелярія, але спеціалізована) значна частина роботи з сортування кореспонденції була передана Британському поштовому відомству. Для цього газета стала приймати кореспонденцію в кілька абонентських поштових скриньок (до цього вона мала одна адреса для всієї кореспонденції). Після двох років експлуатації з'ясувалося, що число помилок в адресах (відправлено не в той абонентський ящик) становить менше 2%. Дана реорганізація дозволила скоротити кількість співробітників відділу обробки вхідної кореспонденції в 2 рази (або в 6 у порівнянні з конкуруючим варіантом). До статі, це яскравий приклад, що процес аналізу документопотоков може принести значний результат не тільки якщо він закінчується повною автоматизацією підприємства.
У роботі канцелярії поки що темним місцем залишається робота з листами громадян. У більшості випадків це ставитися до загального діловодства. Виняток становлять організації для яких робота з листами становить основну виробничу діяльність (Телерадіокомпанії, газети, журнали, інформаційні агентства та інші засоби масової інформації). При обробці листів громадян застосовуються дещо інші класифікатори. Важлива розгорнута статистика по атрибутам листів. Це грунтується на досвіді розробки Автоматизованої Системи Обробки Кореспонденції (АСОК) Держтелерадіо Росії (тога ще СРСР). До речі ця система до цих пір знаходиться в експлуатації, хоча й виконує дещо інші завдання, ніж раніше. У великих державних організаціях теж існує спеціальний облік листів громадян і строгий контроль за їх виконанням (Приклади - Державна дума Росії, Національний банк України). Таким чином блок обробки листів громадян ще потребує дослідження і описі.
Оцінки обсягів документообігу
Даний пункт є досить коротким. Наведено деякі оцінки обсягів кореспонденції для різних організацій. Так наприклад через канцелярію центрального офісу Національного банку України за рік проходить: 16 тис. одиниць вхідних документів (крім цього ще близько 8 тис. документів надходять децентралізовано безпосередньо до підрозділів банку), 25 тис. листів громадян, 24 тис. одиниць вихідних документів. При цьому список даних докум...
