ентів безпосередньо в канцелярії зберігатися на протязі 3 років для 90% документів, а решта 10% протягом 5 років. Тексти документів зберігаються в канцелярії (у архівному відділі канцелярії) до кінця поточного року, далі вони передаються в архів на довготривале зберігання. Передача документів на архівне зберігання може здійснюватися і дрібнішими порціями, кілька разів на рік.
Документообіг Державної думи має трохи більший об'єм - 90-120 тис. документів на рік. Документообіг Будинку уряду Російської федерації становить 90-110 тис. документів на рік (ці цифри наведені без урахування листів громадян). Характерні терміни зберігання переліку документів для цих організацій - 5 років для думи і 1 рік для апарату уряду. Далі всі документи передаються в архів. На жаль підрозділ за типами документів у цих організаціях не відомо. Можна вважати те, що вхідні та вихідні представлені приблизно в рівних пропорціях. p> Розрахуємо необхідні обсяги бази даних для зберігання таких обсягів документів.
Картка документа займає приблизно 2 Кб на диску (цифра характерна для складної картки документа в DOCS Open). Ще 1Кб на картку займає її індекс. Таким чином під один документ на диску потрібно 3 КБ дискового простору для даних. Враховуючи те, що велика організація має потік близько 50-100 тис. документів на рік і картка документа зберігатися на протязі 3 років, то для зберігання 150-300 тис. документів потрібно приблизно від 0.5 до 1 Мб на диску.
Звітність канцелярії про виконану роботу
Основним результатом роботи канцелярії є звіти, які вона надає керівництву підприємства про потік документів на підприємстві. Звіти умовно можна розділити на дві великі групи:
• Оперативні. Вони виводяться або щодня або щотижня. Основне їх призначення - отримати об'єктивну картину інформації для оперативного управління.
• Аналітичні. Вони служать для аналізу загальної картини документообігу на підприємстві. Типові періоди виведення звітів даної групи - місяць, квартал, півріччя, рік.
Розглянемо основні звіти, тобто такі звіти, які присутні практично в кожній канцелярії.
Оперативні звіти
Призначення даного виду звітів - отримання інформації для оперативного управління підприємством. Вони готуються на різну глибину - від одного дня і до тижня. Основне їх зміст - список робіт, які повинні бути завершені найближчим час. Одержувачі звітів - відповідальні виконавці та керівництво підприємства. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти представляють собою зведення робіт, що знаходяться в компетенції того чи іншого посадової особи. Зведений звіт - це список робіт, що знаходяться у стадії завершення на заданий період часу (можливо розділений на окремі підрозділи за різними ознаками). Зведені звіти надходять до керівництва підприємства або до керівництва канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надходять безпосередньо до...
