ту справу наостанок докласти, без чого в Сенаті секретареві не приймати і докладати не дерзатиВ». Заборонялося подавати доношения в Сенат, якщо на дану справу вже існували В«точні указиВ», по яких потрібно було його вирішити без звернення до Сенату. І тільки В«на що указом мати не будуть і потім рішення вчинити неможна, то про те доносити зі думкою в СенатВ»
жовтня 1723 Сенат також зробив і попередження про дублювання: В«Про всякій справі доповідати, перш оголосити минулі укази, щоб указ на указ не здолати або б означити, навіщо колишній скасуватиВ».
Рух В«справиВ», що проходить через бюрократичну машину колегії та обростає все новими і новими паперами, було лише однією з частин діловодства як процесу. Крім цього, були й інші частини: різноманітний облік руху паперів та їх зберігання. Різні форми обліку в Генеральному регламенті називалися загальним терміном В«реєстратураВ», перекладним на старий наказовий мову як В«запискаВ». Термін В«реєстратураВ» застосовувався і до реєстраційній книзі (В«юрналуВ»), в якій фіксувалися різні документи. p align="justify"> При створенні колегій процедурі реєстрації було приділено особливу увагу, так як в цьому бачили надійний засіб боротьби проти головної бюрократичної хвороби - тяганини. У січні 1720 Петро I додав до Генеральний регламент главу 4-у В«Про виконанні указівВ», яку написав цілком власноруч. У ній пропонувалося мати у колегіях два види реєстраційних документів:
книгу, в яку слід було записувати про справи, В«які завершені і дійством виконаніВ», т. е. пройшли весь коло діловодства, а також спеціальну розпис, яку потрібно було В«тримати на століВ» або прибитої до стіні, В«щоб невпинно в пам'яті було - ті справи, які не завершені або і завершені, а дійством не виконаніВ».
Детально обумовлювалося і ведення В«юрналВ» - повсякденному записки, щоденника, який враховував всі вироблені в колегії справи. Належало В«по алфавіту, числу та місяцю коротенько виписатиВ» зміст кожної справи В«і ім'я до того що належать персон і місце, до кого і куди справу посланоВ», щоб В«по юрналу легко мочно знайти в реєстратуріВ» потрібну інформацію. Записи в В«юрналеВ» були однотипні - дата, порядковий номер, короткий зміст справи. В«ЮрналиВ» складалися з кількох частин-розділів. В«Юрнал генваря місяці 1724В» Військової колегії мав такі розділи:
В«Отримані в колегію укази, промеморіі, доношених і чолобитніВ», В«учинені в колегії вирокиВ», «³дпущені ис колегії доношених, репорти, промеморіі, указиВ», В«Надіслані репорти про отримання указівВ». Реєстраційні книги мали пагінацію і В«реєстриВ» змісту. p align="justify"> Генеральний регламент не дуже чітко говорить про особливості реєстратури та типах реєстраційних документів. Бюрократична практика виробила як мінімум 8 типів книг, загальних для всіх колегій:
. Реєстрація рапортів і доношеним у вищестоящі устано...
