ння запиту для початківців користувачів.) Що таке перехресний запит, розглядалося вище. При виборі пункту Повторювані записи буде створений запит на пошук повторюваних записів у простій таблиці або у запиті, а при виборі пункту Записи без підлеглих - запит на пошук записів, яким не відповідає ні один запис у підпорядкованій таблиці. Такий запит використовується для багатотабличних баз даних.
При виконанні запиту на вибірку Access витягує записи з таблиць і формує результуючий набір даних. Він виглядає, як таблиця, хоча і не є нею. Результуючий набір даних є динамічним (або віртуальним) набором записів і не зберігається в базі даних. Після закриття запиту результуючий набір даних цього запиту припиняє своє існування. Хоча сам по собі динамічний набір даних більше не існує, пам'ятайте, що дані, які в ньому містилися, залишаються в базових таблицях. При збереженні запиту залишається тільки структура запиту - перелік таблиць, список полів, порядок сортування, обмеження на записи, тип запиту і т.д. При збереженні в базі даних запит, в порівнянні з результуючим набором даних, має ряд переваг: на фізичному носії інформації (зазвичай це жорсткий диск) потрібно менший обсяг простору; запит може використовувати оновлені версії будь-яких записів, змінених з часу останнього запуску запиту.
При кожному виконанні запит звертається до базових таблиць і знову створює результуючий набір даних. Оскільки сам по собі результуючий набір даних не зберігається, запит автоматично відображає будь-які зміни, що сталися в базових таблицях з моменту останнього запуску цього запиту. (Рис. 5).
Рис. 5. Запити з БД
Запит з умовою вибирає з бази даних не всі записи, а тільки ті, які задовольняють заданій умові.
У наступному запиті задана умова: вибрати тільки ті записи, де характер роботи - ненормований робочий день. Ось як виглядає цей запит в режимі конструктора (рис.6).
Рис. 6. Форма запиту з умовою в режимі конструктора
Після виконання запиту отримуємо таку таблицю (рис. 7)
Рис. 7. Запит з умовою
Створення звітів
Звіт - це гнучке і ефективний засіб для організації перегляду і роздруківки підсумкової інформації. У звіті можна отримати результати складних розрахунків, статистичних порівнянь, а також помістити в нього малюнки та діаграми.
Користувач має можливість розробити звіт самостійно або створити звіт за допомогою майстра. Майстер з розробки звітів виконує всю рутинну роботу і дозволяє швидко розробити звіт. Після виклику Майстра виводяться діалогові вікна із запрошенням ввести необхідні дані, і звіт створюється на підставі відповідей користувача. Майстер необхідний і для досвідчених користувачів, оскільки дозволяє швидко розробити макет, службовець основою створюваного звіту. Після цього можна переключитися в режим конструктора і внести зміни в стандартний макет.
При роботі з майстром в залежності від того, який звіт ви хочете створити (як ви відповідаєте на питання майстра) Access пропонує вам різні варіанти макетів звіту. Наприклад, якщо ви створюєте простий звіт без групування даних, то вам пропонується три варіанти макета: у стовпець, табличний і вирівняний. При цьому в невеликому вікні представляється вид цих макетів. Якщо ви задаєте рівні групування (за якими ознаками треба згрупувати дані, наприклад за посадою), то вам пропонуються шість видів макетів. Перераховувати їх не будемо, так як вони добре проілюстровані у вікні створення макетів.
Основна відмінність між звітами і формами полягає в їх призначенні. Якщо форми задумані переважно для введення даних, то звіти - для перегляду даних на екрані або на папері. У формах використовуються обчислювані поля (зазвичай за допомогою обчислень на основі полів в поточному записі). У звітах обчислювані поля (підсумки) формуються на основі загальної групи записів, сторінки записів або всіх записів звіту.
Все, що можна зробити з формою, за винятком введення даних, можна зробити і зі звітом. Дійсно, форму можна зберегти у вигляді звіту, а потім змінити елементи управління форми у вікні конструктора звіту.
Для створення звіту треба відкрити вкладку Звіти і клацнути по кнопці lt; Створити gt ;. Відкриється вікно Новий звіт raquo ;, в якому наведені шість пунктів меню, тобто шостій способів створення звіту: Конструктор, Майстер звітів, Автоотчет в стовпець. Автоотчет стрічковий, Майстер діаграм і Поштові наклейки. Конструктор дозволить вам самостійно створити звіт, але це непросто навіть для досвідченого користувача. Майстер звітів автоматично створить звіт на основі вибраних вами полів таблиць (запитів) і макетів звітів. Ц...
