gn="justify"> Заявка підписується керівником та головним бухгалтером, завіряється справжньої печаткою і передається в письмовій формі (може відправлятися кур'єром, поштою, телеграфом, електронного зв'язку з обов'язковим подальшим наданням оригіналу) або усній з подальшим наданням оригіналу. Експертиза не повинна починатися без надання письмової заявки або за відсутності необхідної інформації у заявці. При проведенні експертизи за рішенням арбітражу, судів або слідчих органів до заявки повинні бути додані рішення цих органів. Із зазначенням місця проведення, виду (повторна або комплексна), суб'єктів, що залучаються до експертизи, стану товару і всієї партії (цілісність, наявність пломб), документів про вилучення проб, акти первинних експертиз, форми оплати, банківських реквізитів платника.
Заявка обов'язково реєструється в експертній організації в спеціальному журналі реєстрації документів з проведення експертизи або в комп'ютерній базі даних з присвоєнням реєстраційного номера.
Другим документом, що призначає експертизу, є наряд на проведення експертизи. Він видається експерту експертної організації і служить дозволом на проведення експертизи та документом, підтверджуючим права експерта. Наряд оформлюється на спеціальному бланку і підписується керівником (заступником) експертної організації, скріплюється печаткою.
У наряді вказується номер, дата надходження заявки, дата та час початку експертизи, організація-замовник, її адреса, телефон, прізвище та посаду представників-учасників експертизи, найменування та місце знаходження товару, його постачальник, і конкретизується завдання експерта, певне цілями і завданнями експертизи.
Наряд видається за наявності заявки і підстав для проведення експертизи. За наявності підстав для відмови (висока вартість експертизи - більше вартості товару, неадресні звернення) оформляється письмову аргументовану відмову і наряд не видається. Виправлення в заявці і вбранні не допускаються. Видачею наряду експертна організація підтверджує правомочність призначення експерта. Призначення експерта здійснюється у строки, узгоджені з замовником, а для швидкопсувних товарів - протягом 24 годин. Невиправдане порушення термінів призначення експертизи або явки експертів може привести до порушення термінів приймання товарів за кількістю та якістю, збитків замовника.
Після завершення експертизи на зворотному боці вбранні фіксується час роботи експерта, завіряється представником замовника і оформлений таким чином наряд здається в експертну організацію.
На підготовчому етапі перед видачею наряду експертна організація здійснює підбір експерта з урахуванням його кваліфікації компетенції, а також враховується його незалежність замовника, наявність часу для грунтовної експертизи. При необхідності з експертами проводиться інструктаж щодо заповнення анкет, дегустаційних листів і т.п. Особлива увага приділяється оформленню остаточних результатів експертизи (актів експертизи або висновків експерта).
На підготовчому етапі визначаються взаємовідносини експерта і замовника експертизи. Зазвичай по телефону експерт погоджує з замовником дату експертизи. У разі необхідності відкласти експертизу з ініціативи замовника він повинен письмово повідомити експерта про це, і даний факт доповідається керівництву експертної організації.
