ю. p align="justify"> Система дає можливість секретарю зберігати всі важливі телефонні дзвінки і листи, які зможе побачити директор, або будь-який виконавець. Також дозволяє клієнту бути впевненим, що його лист не буде втрачено, що залишиться вся його історія звернень до організації, хто був виконавцем, коли і що було зроблено. Співробітникові - дозволяє мати інформацію про кореспонденцію, пов'язаної з ним, які листи були ним виконані, а які в роботі. br/>
3.2 Вимоги до проектованої ІДС
3.2.1 Вимоги до системи в цілому
До складу ІС повинні входити такі підсистеми:
1 В«ДокументиВ» - підсистема призначена обліку і контролю кореспонденції, що рухається по відділу канцелярія.
2 В«ДовідникиВ» - підсистема призначена для введення довідкової інформації відділу канцелярії.
3 В«ЗвітиВ» - підсистема призначена для створення звітної документації по проведеній роботі.
Обмін інформацією між компонентами системи здійснюються через багато користувачів базу даних. Для роботи з базою даних необхідно спроектувати і реалізувати ЛВС. p align="justify"> Обмін інформацією з суміжними підсистемами повинен здійснюватися автоматично і тільки в спеціально обумовлених випадках за допомогою пересилання документів. Засобом зв'язку в даному випадку служить обчислювальна мережа підприємства. p align="justify"> При розробці ІС необхідно передбачити захист інформації від несанкціонованого доступу, яка повинна здійснюватися організаційними та програмними методами, які закривають доступ до певних даних для читання або запису певної групи користувачів.
Збереження інформації в базі даних повинна забезпечуватися шляхом створення системи паролів, а також створенням архівів інформаційних файлів і програмних засобів, необхідних для відновлення даних.
Надійність ІС забезпечується обраним комплексом технічних і програмних засобів, а також умовами експлуатації, створюваними користувачами.
3.2.2 Вимоги до функцій ІС
Система В«Облік листів - зверненьВ» повинна реалізовувати наступні функції:
введення довідкової інформації для обліку вхідної та вихідної кореспонденції;
введення обліку і контролю кореспонденції, що рухається по відділу канцелярія, реєстрація входять в організацію документів, що виходять з організації документів і внутрішніх документів;
- облік резолюцій, виданих за документами керівництвом організації і постановка документів на контроль;
централізований контроль виконання документів;
списання документів у справу;
формування діловодних звітів по організації в цілому. p align="justify"> ІС В«Облік листів - зверненьВ» повинна функціонувати в режимі реального масштабу часу. Підсистема формування звітів повинна дозволяти створювати звіти як текстовий документ, як Excel, у форматі html або xml. Вихідними даними цих завдань є інформація, яка видається на екран. br/>
3.2.3 Вимоги до видів забезпечення
Система повинна бути що розвивається, так як обсяги роботи підприємства постійно збільшуються, а також необхідно передбачити можливість модернізації системи з метою підвищення ефективності ІС шляхом впровадження нових інформаційних технологій. Склад даних у системі визначається розв'язуваними функціональними завданнями. p align="justify"> Виходячи з особливостей ОА, дані в системі повинні бути, організовані у вигляді багатокористувацької бази даних. Інформаційний обмін між компонентами системи має відбуватися через сервер баз даних, так як на стадії розробки концепції ІВ був прийнятий варіант, який реалізує розраховану на багато БД за допомогою застосування сервера баз даних. Завдяки цій технології в системі виконується вимога сумісності з суміжними системами, в яких повинна бути реалізована ця ж технологія. p align="justify"> Виходячи з обраного способу організації даних в даній системі необхідно застосування в якості системи управління базою даних реляційних СУБД, InterBase 6.5. У системі повинна бути використана мережева СУБД InterBase 6.5. p align="justify"> Представлення даних має бути наступним - дані представлені в електронному вигляді, але на вимогу користувача можуть бути роздруковані. Для захисту даних від руйнування при аваріях і збоях в електроживленні необхідно застосовувати резервне копіювання даних, а також архівування даних. p align="justify"> Контролювати дані повинен адміністратор БД. Він же повинен виконувати резервне копіювання і архівування даних для їх зберігання і відновлення. Оновлення даних ...
