алізується на розробці інформаційних систем зокрема, в галузі пенсійного страхування. Так як фірма займається розробкою ІС, укладення договору на співпрацю - основний пункт при взаємодії із замовниками. p align="justify"> З цього випливає, що застосування ІС В«Облік листів - зверненьВ» на фірмі доцільно і необхідно. Вона дозволить створити єдину структуру зберігання і відстеження інформації на підприємстві. br/>
2 передпроектного обстеження об'єктів автоматизації
2.1 Характеристика об'єкта автоматизації
Об'єктом автоматизації є відділ канцелярії. Організаційна структура наведена на малюнку 2.1
Основною сферою діяльності ОА є діловодство. Тобто відділ канцелярії займається роботою з документами: реєстрація та облік кореспонденції, передача на розгляд, розсилка по виконавцям, контроль виконання резолюцій, облік звітів виконавців за резолюціями, списання документів у справу, довідково-пошукова робота. p align="justify"> Основні функції відділу:
1. Приймає надходить на розгляд начальника управління кореспонденцію, реєструє її, передає її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.
2. Відправляє виконану документацію по адресатам.
. Здійснює контроль за своєчасним розглядом та виконанням документів, що надійшли на виконання.
На підприємстві (в організації) реєстрацією вхідної та вихідної кореспонденції може займатися не тільки канцелярія підприємства, але і канцелярії деяких підрозділів. Програма дозволяє вести облік кореспонденції в довільній кількості місць. Якщо цією роботою займається тільки канцелярія, то в програмі буде одне місце реєстрації кореспонденції. Довідники програми й журнали обліку (картотеки) кореспонденції ведуться для кожного місця реєстрації. p align="justify"> Взаємодія ОА з зовнішніми по відношенню до нього підрозділами здійснюється на підставі документів, що формуються відділом у процесі його функціонування.
.2 Організаційна структура об'єкта автоматизації
Мета організаційної структури полягає в тому, щоб забезпечити досягнення поставлених перед організацією завдань.
3 ПОСТАНОВКА ЗАВДАННЯ ПРОЕКТУВАННЯ
3.1 Цілі і призначення проектованої ІС
Інформаційна система Облік листів-звернень призначена для автоматизації введення обліку вхідної та вихідної кореспонденції відділу канцелярії, з використанням передових інформаційних технологій і сучасних обчислювальних засобів і засобів зв'язку. Вона дозволяє створити єдину структуру зберігання і відстеження інформації на підприємстві.
Основні функції системи:
автоматизація процесу обробки і зберігання вхідної та вихідної кореспонденції;
введення та зберігання кореспонденції;
введення та зберігання надійшли телефонних дзвінків;
контроль терміну виконання кореспонденції;
приєднання до листів інших файлів і відкриття їх з системи;
- облік резолюцій, виданих за документами керівництвом організації і постановка документів на контроль;
централізований контроль виконання документів;
списання документів у справу;
ведення інформаційно-довідкової роботи;
формування діловодних звітів по організації в цілому. p align="justify"> Основними цілями створення ІС є:
зниження трудомісткості збору, передачі, зберігання і обробки інформації;
підвищення оперативності видачі довідкової та звітної інформації, що базується на облікових даних;
підвищення ефективності та результативності контролю виконання рішень;
автоматизація діловодства та підвищення продуктивності праці;
забезпечення цілісності, збереження і достовірності інформації, накопиченої в інформаційній системі;
забезпечення надійного захисту від несанкціонованого доступу, розмежування повноважень по рівнях, реєстрації звернень і виконуваних операцій.
Ефективність системи полягає в тому, що система дозволяє керівнику бути поінформованим про кількість надійшла кореспонденції і стан кожного листа. Керівник має можливість бачити історію роботи з кореспонденцією, зв'язку між листами вихідними і вхідними. Дозволяє робити ретроспективний погляд на всі листи з даного контрагенту, проектом та/або виконавц...
