в потрібні рахунки в міру їх отримання, нічний аудитор повинен підтвердити, що всі операції були записані перед початком аудиту. Незавершені записи приведуть до помилок у балансі і нічний звітності.
Аудитор строго стежить, щоб записи по всіх документах операцій були завершені. Якщо, наприклад, готель не використовує комп'ютеризовану телефонну облікову систему, незакінчені телефонні витрати повинні бути враховані в повному обсязі. Аудитор також може записувати раніше не враховані операції з готівкою.
Узгодження розбіжностей у статусі номерів.
Розбіжності в статусі номерів повинні бути вирішені якомога швидше. Помилки в статусі номера можуть призвести до втрат доходу від недостатньої повноти і помилках в записах. Наприклад, якщо гість виписаний, а агент забув правильно оформити процедуру виїзду, то номер буде вважатися зайнятим, хоча насправді він вільний.
Нічний аудитор має право упевнитися, що розбіжності між денним звітом поверховій служби та системи статусу номерів СПиР були узгоджені до кінця дня. Щоб мінімізувати помилки поверхові служби повинні звітувати про передбачуваний статус номерів, які вони обслуговують. Нічний аудитор повинен переглянути звіт СПиР і поверхових служб, щоб погодити статус усіх номерів готелю.
Якщо СПиР вважає, що номер зайнятий, а в звіті поверховій служби він числиться вільним, то аудитор повинен прояснити істину. У цьому випадку може бути наступне:
· гість, кваплячись, міг виїхати, але забув виписатися;
· гість міг виїхати, не збираючись виписуватися;
· агент або касир могли не закрити лист.
Аудитор, перевіривши всі обставини, повинен пред'явити лист для закриття та визначитися зі статусом номера.
У комп'ютеризованій системі процес виписки автоматично змінює статус номера.
Баланс усіх відділень (торгових точок)
Нічний аудитор зводить баланс усіх відділень, використовуючи всі первинні документи. Аудитор підводить баланс усіх рахунків СПиР та інформації за операціями інших підрозділів. Документи, одержувані бухгалтером, і інші первинні документи резюмуються і порівнюються. Навіть повністю автоматизовані готелі, звичайно зберігають первинні документи для вирішення можливих розбіжностей.
Детальний аудит окремого підрозділу передбачає перевірку всіх записів доти, поки помилка не буде знайдений. Процес аудиту може бути заплутаним з цієї точки зору. Зазвичай вважається більш ефективним спочатку звести баланс по всіх відділеннях, а потім шукати окремі помилки в записах.
Однак баланс в рахунках та підсумки підрозділів ще не означає, що правильні рахунки були обрані для запису. Запис правильної суми в неправильні рахунки також приведе до неправильного підсумку. Цей тип помилок буває непоміченим доти, поки не виникають проблеми з рахунками клієнтів.
Перевірка розцінок на номери (місця)
Нічний аудитор може зажадати у СПиР дати звіт по доходу від номерів. Цей звіт показує розцінки за кожен номер і фактичні розцінки, за якими номери здані, що дає можливість мінімізувати доход від номерів. Якщо розцінки і фактичні розцінки не збігаються, то виникає кілька питань, які аудитор повинен вирішити:
· Якщо номер зайнятий членом туристської групи або корпоративним клієнтом, що має пільги, чи правильно застосовані знижки до розцінок?
· Якщо в номері тільки один гість, а фактичні розцінки рівні приблизно половині, є, чи гість одним із зареєстрованих? Якщо так, то чи зареєструвався другий гість.
Правильне використання інформації про дохід та облік номерів може стати основою для аналізу доходів від номерного фонду, копія цього звіту може бути підготовлена ??для головного менеджера готелю.
Підтримка системи.
Цей крок застосовується лише до комп'ютерних систем. Оскільки комп'ютер усуває необхідність ведення всіляких облікових документів з бронювання номерів, їх статусу і т.д., то СПиР ставати дуже залежною від правильно функціонуючої комп'ютерної системи.
Підтримання звіту повинна пред'являтися періодично для перевірки гладкою роботи готелю на випадок поломки комп'ютерної системи.
Звіти наприкінці дня розробляються і друкуються комп'ютером зазвичай, принаймні, друкуються два гостьові списку: одна копія для бухгалтера, а інша - для управління готелю. Звіт про статус номерів дозволяє агентам визначити вільні і готові номери.
Підготовка звіту
Нічний аудитор зазвичай несе відповідальність за підготовку звітів, які показують ефективність діяльності ...
