ній системі, нічний аудитор складає добові і додаткові стенограми шляхом перенесення даних з кожного розрахункового листа на відповідну лінію на стенограмі, визначаючи таким чином загальні операції по рахунках за кожен день. Інформацію зі стенограм і відомостей обліку готівкових переносять в підсумкову відомість, яка відображає всі денні операції.
Багато великі готелі покладаються на ручний процес аудиту. Нічний аудит, проведений вручну і напівавтоматичний, дуже виснажливий. З появою безлічі відносно недорогий облікової техніки такі методи аудиту стали неефективними.
Зараз багато хто вважає, що річний аудит - це чудовий засіб для вивчення концепції та аудиту.
Напівавтоматичний
Важливим кроком у розвитку облікових операцій в готелях стало впровадження облікових машин. Облікові машини (касові апарати) записують гостьові операції на касових стрічках, і одночасно виконують безліч інших дій, які спрощують роботу бухгалтерів та аудитора.
Раніше облікові машини випускалися електромеханічні, а зараз - електронні.
Форми, використовувані в напівавтоматичного системі, включають дані про готівку - еквівалент відомостей готівки в ручному аудиті, і звіт аудитора, іноді званий «Д» - картою.
Повністю автоматизовані
Ця форма обліку є найпростішою для виконання. Автоматичні машини можуть бути пов'язані з іншими приладами та обладнанням готелі і використовуватися для швидких і точних автоматичних записів безпосередньо в електронні рахунки.
Ці та багато інших завдання можуть бути виконані набагато швидше, ніж іншим способом. Комп'ютеризовані системи дозволяють аудитору більше часу приділяти перевірці операцій та аналізу роботи готелю. Якщо наприкінці аудиторської перевірки баланс не сходиться, то це означає, що неправильно введена в комп'ютер інформація або є збої в самій комп'ютерній системі.
Перевага комп'ютерних систем полягає ще й у тому, що вони можуть становити і вважати записи набагато швидше, ніж вручну. У разі аудиту, комп'ютер може набагато більше обробляти інформації, виконувати безліч обчислень і підводити миттєво підсумки.
Комп'ютерні системи також дають можливість частого доступу до інформації, що дозволяє керівництву повністю контролювати операції. Звіти про дохід, дані про заповнюваності, прибуття, статусі номерів та ін. Оперативна інформація може бути отримана і відображена у звіті або як частина регулярного аудиту. У таблиці 3.5 показаний щоденний комп'ютерний звіт.
Процес аудиту
Облікова система бухгалтерії готелю багато в чому залежить від операційної документації, яка дозволяє забезпечити точні записи і зберегти ефективні операційні дії. Знаходження і усунення помилок - це сутність процесу нічного аудиту. Він розроблений так, щоб забезпечити інтеграцію рахунків за допомогою перехресних посилань. Рахунки бухгалтерської книги порівнюються з первинними документами, щоб довести правильність окремих записів і загальні підсумки. Розбіжності, знайдені протягом аудиту, повинні бути виправлені.
Нічний аудит, з введенням комп'ютерів, це необов'язково нічна діяльність. Багато комп'ютерні системи здатні представити у будь-який час безпосередню інформацію і забезпечити резюмують звіти на вимогу.
Ступінь перевірки, необхідна від аудиту - це функція від частоти появи помилок і обсягу операцій, які необхідно перевірити.
Перший з цих факторів залежить від професійної підготовки рахункових працівників, другий - від розмірів і розгалуженості інфраструктури готелю. Великі готельні комплекси зазвичай вимагають більш ретельної перевірки завдяки великому обсягу операцій.
У компетенцію нічного аудитора зазвичай входять:
· завершення незакінчених записів;
· правильність заповнення рахунків;
· узгодження розбіжностей у статусі номерів;
· складання балансів всіх підрозділів
· перевірка розцінок на номери і місця;
· перевірка заздалегідь замовлених номерів
· підготовка звітів;
· депозит готівки;
· підтримку системи;
· розподіл звітів.
Розглянемо ці функції окремо.
Завершення незакінчених записів
Головною функцією аудиту є переконання в тому, що всі операції, що впливають на звітність, записані на відповідні рахунки. Перший крок у цьому напрямку завершити незакінчені запису. Хоча більшість працівників намагаються записувати операції ...
