фактично низькому рівні результативності торгівлі. Так, наприклад, фірма може запропонувати незвично високі знижки або надзвичайно великий обсяг післяпродажного обслуговування, щоб тим самим отримати нові замовлення, або ж ціни можуть зростати внаслідок інфляції. У подібних ситуаціях фірма буде втрачати гроші на кожній продажі, а не заробляти їх.
Фірма «Хьюлетт-Паккард» нещодавно встановила, що застосовувані нею нові технологічні процеси зробили традиційні методи контролю витрат непридатними. До 1983 року в «Хьюлетт-Паккард» для контролю витрат при виробництві друкованих плат і інтегральних схем використовувалася система поштучних замовлень. У 1983 р фірма перейшла до виробництва з повторюваним циклом, в рамках якого відбувалося виготовлення, обробка і збірка величезної кількості стандартних виробів. Один з ключових моментів цих процесів масового виробництва полягає в тому, що для їх постійної підтримки працівники та матеріали безперервно перерозподіляються між окремими замовленнями. На жаль, ця вимога звело нанівець спроби визначити і проконтролювати витрати виробництва кожного замовлення при системі поштучних замовлень. Визначені таким чином витрати були дуже неточні, і робітники, менеджери і бухгалтери були приведені в замішання через неможливість визначити істинні витрати виробництва конкретного замовлення. Необхідно було здійснити деякі удосконалення системи контролю витрат (включаючи і відмова від урахування вартості живої праці як окремої категорії витрат) перш, ніж система знову стала придатною для використання.
Своєчасність контролю
Для того щоб бути ефективним, контроль має бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірювань або оцінок, який адекватно відповідає контрольованому явищу. Значення найбільш гідного тимчасового інтервалу такого роду визначається з урахуванням часових рамок основного плану, швидкості змін і витрат на проведення вимірювань та поширення отриманих результатів.
Магазину роздрібної торгівлі, наприклад, може знадобитися досить точна щотижнева інформація про складські запаси. Це потрібно для того, щоб бути впевненим у тому, що магазину є чим торгувати. Однак реальну фізичну інвентаризацію товарів для визначення збитків від крадіжок і розкрадань слід робити не частіше одного разу на квартал. Аналогічно роздрібний торговець повинен визначати і реєструвати обсяг своїх продажів щодня з тим, щоб внести гроші в банк і проконтролювати потік готівки. Але час від часу роздрібному торговцю необхідно визначати погодинної обсяг продажів з тим, щоб визначити години максимального і мінімального обсягу продажів і відповідним чином розставити своїх працівників в торгових залах. Це одна з причин того, чому комп'ютеризовані каси друкують на чеках час продажу. Інша причина полягає в тому, що знаючи час продажу, керівництво може визначити відповідального у разі будь-якої помилки або поганого обслуговування.
Крім цього, найважливішою метою контролю залишається усунення відхилень перш, ніж вони приймуть серйозні розміри. Таким чином, система ефективного контролю - це система, яка дає потрібну інформацію потрібним людям до того, як розвинеться криза.
Гнучкість контролю
Якщо щось непередбачене можна спрогнозувати, то контроль стає непотрібним. Контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін. Незначні зміни планів рідко бувають пов'язані з необхідністю серйозних змін в системі контролю. Так, наприклад, фірма, що виробляє 100 різних товарів, повинна використовувати методи контролю запасів з тим, щоб контролювати будь відносно велике збільшення або зменшення кількості товарів, а також кількість кожного з них, наявного в даний момент часу. Без достатньої (і досить значної) ступеня гнучкості система контролю буде не дієва в тих ситуаціях, для яких вона призначалася. Так, наприклад, якщо несподівано виникає новий фактор витрат, викликаний, скажімо, необхідністю адаптації до недавно прийнятого новим законодавством, то до тих пір, поки він не буде вбудований в систему контролю фірми, система контролю не зможе відстежувати виробничі витрати.
Простота контролю
Як правило, найбільш ефективний контроль - це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений.
Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що, якщо система контролю занадто складна і люди, які взаємодіють з нею, не розуміють, і не підтримують її, - така система контролю не може бути ефективною. Надлишкова складність веде до безладдя, що є синонімом втрати контролю над ситуацією. Для того щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям л...
