не повторює їх ».
Одна з найважливіших причин необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація, безумовно зобов'язана мати здатністю вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягнення цілей організації.
2.4 Підтримання успіху
Так само важлива і позитивна сторона контролю, перебуває у всілякої підтримці всього того, що є успішним у діяльності організації. Зіставляючи реально досягнуті результати з запланованими, тобто відповідаючи на запитання «Наскільки ми просунулися до поставлених цілей?», керівництво організації отримує можливість визначити, де організація домоглася успіхів, а де зазнала невдачі. Іншими словами, один з важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме напрями діяльності організації найефективніше сприяли досягненню її загальних цілей. Визначаючи успіхи і невдачі організації та їх причини, ми отримуємо можливість досить швидко адаптувати організацію до динамічним вимогам зовнішнього середовища і забезпечити тим самим найбільші темпи руху до основним цілям організації.
. 5 Характеристики ефективного контролю
Поведінка людей, природно, не єдиний чинник, що визначає ефективність контролю. Для того щоб контроль міг виконати свою істинну задачу, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен володіти декількома важливими властивостями.
Стратегічна спрямованість контролю
Для того щоб бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети організації і підтримувати їх. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісному вигляді або вимірювання її результативності за принципом витрати - ефект ніколи не повинна служити критерієм для рішення - чи потрібно вводити механізм контролю. Діяльність в областях, які не мають стратегічного значення, слід вимірювати не дуже часто, і про отримані результати можна нікому і не повідомляти до тих пір, поки відхилення не стануть незвично великими. Абсолютний контроль над звичайними операціями (такими як дрібні витрати) не має сенсу і буде тільки відволікати сили від більш важливих цілей.
Але якщо вище керівництво вважає, що якісь види діяльності мають стратегічне значення, то в кожній такій області обов'язково повинен бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність насилу піддається виміру. Природно, що конкретні області в різних організаціях будуть різними, але всі організації потребують ефективних системах контролю.
Орієнтація на результати
Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією. Проведення вимірювань і оповіщення про їх результати важливо тільки як засіб досягнення цієї мети. Якщо ви хочете зробити контроль ефективним, ви повинні ретельно стежити за тим, щоб ці самоочевидні засоби контролю не зайняли більш важливого місця, ніж справжні цілі організації. Наприклад, було б нерозумно звільняти кращих комівояжерів фірми тільки тому, що вони ніколи не подають звіти про витрати вчасно.
Більш того, безглуздо проголошувати, що ваша система спрямована на отримання конкретних результатів, якщо фактично вона не може їх досягти. Марно мати велику і точну інформацію про різні відхилення від намічених цілей, якщо ця інформація не використовується для здійснення необхідних коригувальних дій. Це означає, що інформація про результати контролю важлива тільки тоді, коли доходить до тих осіб, які володіють правом справити на її підставі відповідні зміни. Коли контрольний механізм не спрацьовує, то найчастіше причина криється в тому, що необхідно удосконалити структуру прав і обов'язків, а не процедуру вимірювань. Таким чином, щоб бути ефективним, контроль має бути інтегрований з іншими функціями управління.
У підсумку контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягає бажаних цілей і може сформулювати нові цілі, які забезпечать її виживання в майбутньому.
Відповідність справі
Для того щоб бути ефективним, контроль має відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно вимірювати й оцінювати те, що дійсно важливо. Невідповідний механізм контролю може скоріше маскувати, а не збирати критично важливу інформацію. Так, наприклад, загальноприйнято оцінювати ефективність торгівлі шляхом установки деякою квоти і зіставлення з нею реального обсягу продажів в доларах. Але це може привести фірму прямо до величезних втрат, тому що насправді успіх визначається не обсягом продажів, а рівнем прибутків. Багато факторів можуть призвести до виконання квоти при...
