Вона доцільна в посібниках, адресованих як малоподготовленний читачам, так і фахівцям.
Заключний етап підготовки бібліографічного посібника включає в себе підготовку довідкового апарату, редагування та оформлення бібліографічного посібника.
До складу довідкового апарату входять: передмова, вступна (вступна) стаття, допоміжні покажчики, додатки, зміст, методичні поради.
Передмова (або звернення до читача), яким повинно відкриватися будь-яке, навіть порівняно невелике посібник.
Тут обов'язково наводяться відомості про призначення допомоги; дається характеристика відображених у посібнику документів; пояснюється спосіб розміщення матеріалу (а не просто перераховуються назви розділів і підрозділів, для такої мети служить зміст); називаються види анотацій (довідкові, рекомендаційні), які використовуються в даному посібнику; перераховуються наявні допоміжні покажчики (треба звернути увагу читача на особливості їх побудови та можливості практичного використання); вказується хронологічна межа відбору матеріалу (рік, місяць, число).
Вступна стаття використовується, в основному, у великих ретроспективних науково-допоміжних та рекомендаційних посібниках, персональних покажчиках і являє собою розгорнутий огляд основних документів по темі посібника. Написання статті вимагає глибоких знань предмета і здійснюється із залученням фахівців-консультантів даної галузі.
Крім розташування матеріалу в основному тексті посібника, слід заздалегідь продумати систему допоміжних покажчиків, що допомагають орієнтуватися в літературі.
Покажчик може містити всі або тільки деякі рубрики, т. е. бути єдиним або роздільним (іменним, предметним і т. д.).
За структурою, тобто наявності простих і складних рубрик, а також пояснень до них, покажчики ділять на прості (або «глухі»), розгорнуті (або аналітичні), анотовані.
За ступенем повноти відображення основного тексту видання розрізняють загальні (охоплюють всі видання) і часткові (охоплюють лише частина видання) покажчики, а також багатоаспектні покажчики (відображають всі або багато тематичні аспекти тексту) і одноаспектному (відбивають якусь-або одну тему або ознака).
За змістом виділяють наступні види допоміжних покажчиків:
покажчик авторів, будується за абеткою авторів, включає також прізвища всіх співавторів, авторів статей у збірниках, згаданих в анотаціях і примітках. Даний вид покажчика найчастіше буває «глухим», що виправдано тільки технічними причинами; тому, якщо умови дозволяють, винесення в авторський покажчик крім прізвища та ініціалів учасника ще й заголовків його книг (статей) в рекомендаційних посібниках обов'язковий;
часто покажчик авторів суміщають з покажчиком осіб, брали участь у створенні творів: редакторів, укладачів, ілюстраторів, перекладачів і т.д. У цих випадках ми маємо справу вже з допоміжним іменним покажчиком. Оскільки тут перераховуються особи, які брали різний участь у виданні, необхідно обов'язково пояснити, ким виступає те, чи інша особа. Іменний покажчик відображає також прізвища осіб, що характеризуються або згадуються в літературі («персоналії»), в цьому випадку номери документів про них беруться в дужки;
персональні покажчики можуть складатися і як самостійні, у такому випадку персональну рубрику необхідно забезпечувати вказівками на професію, рід діяльності, заслуги тієї чи іншої особи;
єдині (комбіновані) покажчики, об'єднують в одне ціле різні алфавітні покажчики;
предметні покажчики, містять переліки назв предметів, їх властивостей і відносин;
географічний покажчик містить перелік найменувань фізико-географічних, адміністративно-територіальних, історичних, археологічних об'єктів, які можуть доповнюватися поясненнями, що розкривають рід об'єкта (річка, озеро, гора і т. п.);
покажчики найменувань колективів містять переліки фірм, установ та інших організацій;
покажчики назв видань та інших документів, перших рядків творів і цитат;
покажчики символів, скорочень, абревіатур, одиниць виміру та інших спеціальних позначень.
За угрупованню рубрик допоміжні покажчики поділяються на такі види:
алфавітні покажчики, що містять в алфавітній послідовності іменні, предметні, тематичні та ін. рубрики;
хронологічні покажчики, що містять переліки подій або дат в хронологічній послідовності;
нумераційні покажчики, що містять переліки інформаційних об'єктів в їх числової послідовності;
систематичні покажчики, що містять переліки узагальнюючих проб...
