но встановлювати орієнтири на наступний період і визначати, які завдання в ньому слід виключити, які - перенести, а які - додати.
Плани реальні в тому випадку, якщо визначається ще так зване вільно плановане час, а також передбачаються резерви часу для вирішення додаткових і непередбачених завдань.
Тижневий план передбачає ще більш детальний прогноз майбутнього періоду. Виходячи з місячного плану, складається на тиждень розпорядок всіх справ із зазначенням необхідного для їх виконання часу.
Останньою і вельми важливою сходинкою у системі планування часу є денний план, який будується на базі тижневого. У ньому встановлюється, які справи повинні бути виконані протягом дня, причому до раніше запланованим додаються непередбачені.
Таким чином, планування передбачає поступове розкладання загальної задачі на приватні, щоб різні дії можна було розподілити в часі.
Всі плани повинні складатися у письмовому вигляді, так як плани, які тримають в голові, легко відкидаються, а письмові плани забезпечують розвантаження пам'яті і мають психологічний ефект самомотивації до роботи. Ділова активність стає більш цілеспрямованою і орієнтованою на строге проходження наміченої програмі.
Далі слід реалізація менеджером розроблених планів. Раціональна організація праці керівника в умовах хронічного дефіциту часу передбачає визначення пріоритетів у виконанні справ.
У зв'язку з цим слід зауважити, що всі справи, що виконуються менеджером, можуть відрізнятися за такими ознаками:
В· за значимістю;
В· по тривалості виконання;
В· за кількістю що беруть участь у їх виконанні;
В· за витратами нервово-емоційної енергії;
В· за характером і т. д.
Найважливішим для менеджера ознакою є важливість або значимість для нього майбутніх справ, яка значно варіює від однієї справи до іншого.
Найчастіше керівники намагаються виконати відразу занадто великий обсяг роботи або, навпаки, витрачають свій час і сили на окремі, часто несуттєві, але удавані необхідними справи. У результаті цього до кінця напруженого дня, хоча зроблено начебто чимало, важливі справи залишаються або незакінченими, або взагалі не зрушуються з місця.
Удачливі менеджери відрізняються тим, що, встигаючи вирішувати під час робочого дня безліч важливих питань, протягом певного часу бувають, зайняті виконанням однією єдиною завдання. Передумовами для цього служать прийняття однозначного рішення про першочерговість важливих справ, складання відповідного списку пріоритетів і дотримання його.
Необхідно встановлювати пріоритети, послідовно і системно виконувати завдання, включені до плану, відповідно до їх черговості, що дозволяє:
В· зосередити увагу на виконанні тільки одного завдання;
В· більш цілеспрямовано приступати до справи і дотримуватися встановлених термінів;
В· досягати поставлених цілей при заданих обставинах;
В· виключати спра...
