ртотеки. У цьому випадку кількість примірників картки у великих установах зростає до п'яти-шести. Природно, що створення і ведення великих карток - це трудомістка робота і вона була поставлена ​​лише в окремих установах, що мають добре організовану діловодної служби. Позбутися від громіздких картотек і організувати трудомістку інформаційно-довідкову роботу практично в будь-якій установі дозволило впровадження комп'ютерних технологій. [6]
Автоматизована (електронна) форма реєстрації документів ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення, яке встановлюється на персональний комп'ютер (або на сервер і персональні комп'ютери, об'єднані в мережу).
При використанні автоматизованої форми реєстрації відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, яка зберігається в базі даних. Сукупність реквізитів і вид реєстраційно-контрольної картки в різних програмних системах можуть бути різними. Одночасно може виготовлятися один примірник реєстраційної форми в якості страхового масиву (друк реєстраційно-контрольної картки). p align="justify"> Автоматизована форма реєстрації в даний час широко застосовується в багатьох організаціях, тому що вона має ряд істотних переваг у порівнянні з журнальною і карткової формами реєстрації, а саме:
швидкий пошук документів по будь-якому реквізиту або реквізитами реєстраційно-контрольної картки;
автоматичне формування звітів, зведень, ведення довідково-аналітичної роботи з документами;
автоматичний контроль за виконанням документа;
можливість одночасно реєструвати документи на декількох робочих місцях;
можливість організації децентралізованої реєстрації документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про всіх документах в одній базі та інші.
Організація може самостійно розробити програму для реєстрації документів, але найчастіше використовуються готові програмні продукти, автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, що дозволяють автоматизувати всю роботу з документами, починаючи зі створення проекту або реєстрації документа і закінчуючи завершенням виконання або відправленням документа в іншу організацію. [7]
Введення комп'ютеризованої системи реєстрації документів забезпечує збір і зберігання вичерпних даних про всіх документах організації, дозволяє здійснювати ефективний контроль і вести інформаційно-довідкову роботу, а також автоматично складати при необхідності внутрішню опис документів у справах і описи справ постійного зберігання. [2]
Висновок
Обробка та систематизація великих масивів документів - невід'ємні елементи діяльності будь-якої організації (установи, підприємства). Чітко налагоджене діловодство, орг...
