записи в журналі. У зв'язку з цим на документи, що вимагають контролю, в організаціях звичайно заповнювали додаткові контрольні картки, тобто операція реєстрації дублювалася. [6]
Зазначені недоліки журнальної системи реєстрації дозволяє подолати карткова система реєстрації. Вона з'являється на початку ХХ ст. І знаходить широке поширення в країнах Європи. У нашій країні спроби впровадити карткову систему реєстрації були зроблені в 1920-і роки, але, на жаль, ця прогресивна для того часу форма реєстрації не втрималася в радянських установах. Активно карткова система стала впроваджуватися в діловодство з розробкою ЕГСД. [11]
Перевага карткової системи реєстрації полягає в наступному:
реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників;
картки можна виготовити в необхідній кількості примірників і, отже, відпадає необхідність у повторній реєстрації документів у структурних підрозділах;
картки В«рухливіВ», їх можна систематизувати за різними ознаками і створювати картотеки. Таким чином, карткова система реєстрації забезпечує інформаційно-довідкову роботу:
карткова система реєстрації дозволяє відразу ж один примірник картки передати в строковість картотеку для контролю за виконанням документів. [2]
Форма картки (РКК реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені у самому закладі і записані в інструкцію з діловодства.
В
Малюнок 1. Лицьова сторона картки
В
Малюнок 2. Зворотний бік картки
Можна запропонувати наступну форму реєстраційної картки на форматі А5 (148х210) або А6 (105х148):
Викреслити на форматі А5 або А6 таку форму картки, її розмножують на ксероксі, вибравши досить щільний папір. Для різних реєстрованих груп документів можна використовувати картки різних кольорів, колірні смуги по верхньому полю чи по діагоналі. p align="justify"> Для ведення карткової систему реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток на рік і, як мінімум, два картотечних ящика для зберігання карток: у строкової контрольний картотеці та довідкової картотеці. [2]
Кількість примірників заповнених реєстраційних карток визначається установою. Як правило, таких карток заповнюється, як мінімум дві. Заповнивши картку, одну з них поміщають в строковість картотеку, іншу - в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним. Але частіше виготовляють три екземпляри картки. З них два ставлять у картотеки (довідкову та контрольну), а третій примірник передають з документом виконавцю. Якщо довідкові картотеки будують за різними ознаками, наприклад, за кореспондентам, регіонами або з питань, то відповідно збільшують кількість карток, щоб примірників вистачило для кожної ка...
