ЗМІСТ
ЗАВДАННЯ 1
ЗАВДАННЯ 2
ЗАВДАННЯ 3
ЗАВДАННЯ 4
ЗАВДАННЯ 5
ЗАВДАННЯ 6
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
ЗАВДАННЯ 1
Охарактеризуйте основні етапи підготовки документів до передачі в архів, а також порядок видачі з архіву довідок
Відповідь:
Основна мета зберігання документів - це створення умов для їх використання в довідковій роботі установ і поповнення Державного архівного фонду РФ.
Етапи підготовки виконаних документів до збереження:
. Експертиза цінності документів - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.
Експертиза цінності документів проводиться на основі:
чинного законодавства та правових актів Російської Федерації з архівної справи та документаційного забезпечення управління;
типових та відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових і зразкових номенклатур справ;
нормативно-методичних документів Федеральної архівного агентства (Росархіву) та органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи.
Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) спільно з Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертною комісією (ЕК) організації під методичним керівництвом архіву організації.
При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється:
відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації;
відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах;
виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.
Справи з позначкою «ЕПК» піддаються полистовому перегляду з метою визначення та виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою «ЕПК», що містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються в самостійні справи.
Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (форми даних видів документів наводяться в додатках 1, 2, 3 і 4 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002).
Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одночасно. Схвалені центральної експертною комісією (експертною комісією) акти і опису затверджуються керівником організації тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією архівної установи описів справ постійного зберігання. Після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.
Порядок проведення експертизи цінності документів викладено в наступних документах:
Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 - Глава 2;
Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджені наказом Росархіву від 23 грудня 2009 року № 76. - Розділ 3.5.3.
. Оформлення документів, що здаються в архів.
Оформлення справ - підготовка справ до зберігання відповідно до встановлених правил. Воно починається з моменту закладу їх в організації і закінчується в процесі підготовки до передачі у відомчий архів по закінченні календарного року, в якому вони заведені.
Оформлення конкретної справи...
