ї паперу для центральних установ, та складання його вважалося справою відповідальною. 29 січня 1723 Петро I зажадав від обер-прокурора Сенату І.І. Бібікова, щоб В«протокол на всякій день потпісивать всім у Сенаті, колеги, судах і в усіх судових місцях тих справ, які завершені або що визначеноВ». Крім того, Петро вважав за необхідне мати два протоколи: один - В«що увійшло справу або які накази, інший - які завершені, і лагодити се в той же день, хоча і справи відставляти слуханням, якщо часу для слухання і потпісанія протоколоф набудутьВ». Так Петро прагнув домогтися оперативності роботи установи, в якому повинні були складати протокол не тільки при розгляді справ (незалежно від характеру рішення), але і при отриманні справи в установі. За матеріалами Сенату і колегій можна зробити висновок, що все-таки прижилася тільки одна форма протоколу, а саме - протокол рішення ради. p align="justify"> Протокол важливий був тому, що був основою для створення вихідних документів колегії. Сам протокол залишався в раді, але з нього робилася виписка по даній справі - В«Ведення з протоколом канцеляристові ...В». На підставі виписки-В«веденняВ» і з'являвся вихідний документ - В«вирокВ», який був забезпечений, як і протокол, підписами членів колегії, але, на відміну від протоколу, мав і друк колегії. Формуляр вироку був встановлений Сенатом у 1721 р. Суттєво В«вирокВ» - це назва вихідного документа колегії для внутрішнього користування, а для інших установ він мав вже іншу назву і змінений, відповідно з цим, формуляр: 1. В«УказВ» - на адресу підлеглої інстанції, 2. В«РепортВ» або В«ДоношениеВ» - у вищестоящі установи і, нарешті, 3. В«ПромеморіяВ» (іноді - по-старовинному В«пам'ятьВ») - на адресу рівних з ним за статусом установ. У справах колегій збереглася величезна кількість вхідних і майже немає В«репортівВ», В«указівВ» і В«доношенимиВ», які, природно, не збереглися тому, що розсилалися за адресами. Зате у великій кількості збереглися так звані В«отпускиВ» вихідних документів - чернетки (рідше копії), забезпечені позначками:
Таким чином, типове В«справуВ» колегії складалося з наступних документів: 1. Вхідний документ з відмітками про отримання та відправлення його у діловодство колегії; 2. Ведення з протоколу; 3. Вирок (указ, репорт, доношение); 4. Відпустка з позначкою про відправлення справжнього вироку. При складанні вихідних найбільш уважно підходили до доношених, що йшов цареві або в Сенат. Укази вимагали, щоб доношения готувалися за всіма правилами, т. е. колегії були зобов'язані В«всі підстави та обставини написати і думка своє про ту справу наостанок докласти, без чого в Сенаті секретареві не приймати і докладати не дерзатиВ». Заборонялося подавати доношения в Сенат, якщо на дану справу вже існували В«точні указиВ», по яких потрібно було його вирішити без звернення до Сенату. І тільки В«на що указом мати не будуть і потім рішення вчинити неможна, то про те доносити зі думкою в СенатВ»
<...
