ачі працівнику готівки з каси організації на господарські витрати в бухгалтерському обліку здійснюється запис:
Дебет 71 «Розрахунки з підзвітними особами», субрахунок «ПІБ», Кредит 50 «Каса».
При затвердженні авансового звіту по даній підзвітною сумою проводиться списання витрачених підзвітних сум, що відображається записом:
Дебет 44 «Витрати обігу», 10 «Сировина і матеріали», 08 «Необоротні активи», Кредит 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
Якщо організація є платником ПДВ, то суми податку, сплаченого постачальникам товарів (робіт, послуг), збираються на рахунку 19 «Податок на додану вартість». Якщо за придбане майно (роботи, послуги) розрахунок проводиться підзвітною особою, то сума ПДВ за такими витратами відображається записом:
Дебет 19 «Податок на додану вартість», Кредит 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
Якщо підзвітна особа не використала всю суму виданого авансу, то воно повинно повернути невикористаний залишок в касу. Дана операція повинна бути відображена записом:
Дебет 50 «Каса», Кредит 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
Якщо працівник не витратив аванс і не повернув після закінчення встановленого терміну грошові кошти в касу організації, то залишок неповерненого авансу повинен бути віднесений на рахунок 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей»:
Дебет 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей», Кредит 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
Надалі, якщо сума неизрасходованного авансу утримано із заробітної плати працівника, то в бухгалтерському обліку робиться запис:
Дебет 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці», Кредит 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
При погашенні працівником суми боргу по подотчету можна також використовувати рахунок 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями». Наприклад, якщо підзвітна особа внесла гроші в касу після прострочення, в бухгалтерському обліку провадяться записи:
Дебет 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей», Кредит 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями».
Дебет 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями», Кредит 50 «Каса».
Так як в даний час досить широке застосування отримують розрахунки із застосуванням пластикових карт, підзвітні особи нерідко оплачують відрядні або представницькі витрати за допомогою такого платіжного засобу. Для того щоб мати можливість розрахуватися карткою, організація повинна попередньо зарахувати кошти на спеціальний рахунок у банку. При цьому в обліку робляться записи:
Дебет 55 «Спеціальні рахунки в банку», Кредит 51 «Розрахунковий рахунок» (52 «Валютний рахунок») - переведені грошові кошти на спеціальний картковий рахунок,
Дебет 71 «Розрахунки з підзвітними особами», Кредит 55 «Спеціальні рахунки в банку»- Перераховані кошти працівнику для оплати (представницьких) витрат.
Однією з основних завдань бухгалтерського обліку є формування повної і достовірної інформації про діяльність організації та її майновий стан. У бухгалтерському обліку в складі дебіторської заборгованості числиться рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
