п. 1.2 додатка 2 до ГСДОУ, що підкреслює обов'язкову незалежність служби ДОУ: «Документаційне забезпечення управління в організаціях, установах та на підприємствах здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділи, підлеглого безпосередньо керівникуорганізації ».
Потім вказується найменування посади керівника служби ДОП (начальник, завідувач, керуючий), порядок призначення та звільнення його з посади, вимоги до його кваліфікації та стажу практичної роботи.
Якщо в службі ДОП є спеціалізовані ділянки (експедиція, група контролю та ін), то наступний пункт положення перераховує всі ланки організаційної структури служби.
Окремим пунктом дається перелік основних законодавчих, правових, нормативних та методичних документів, якими служба ДОУ керується у своїй роботі.
Служба ДОУ має свою печатку, тому в положенні наводиться її опис, умови її зберігання та використання.
Розділ 2 «Цілі і завдання» формулює мету і основні завдання служби діловодства. При цьому їх коло не можна звужувати до завдань його керівника.
Розділ 3 «Функції» є основним і включає детальний опис усіх функцій, виконуваних службою діловодства, в т. ч. і специфічні для даної організації. Наприклад: здійснює експедиційну обробку; реєструє документи; організовує своєчасний розгляд і підготовку до доповіді керівництву вхідних документів; регулює хід виконання документів; здійснює контроль термінів виконання документів; веде інформаційно-довідкову роботу за документами; складає і веде зведену номенклатуру справ; готує справи для передачі до архіву організації; веде діловодство за зверненнями громадян; контролює ведення діловодства у структурних підрозділах організації; стежить за підвищенням кваліфікації працівників служби ДОУ; консультує з питань діловодства; організовує робочі місця та умови праці працівників служби ДОУ.
Розділ 4 «Права» перераховує права, які закріплюються за службою в цілому для виконання покладених на неї завдань і функцій.
Наприклад, служба діловодства може наділятися правом перевіряти організацію роботи з документами в структурних підрозділах, вимагати від виконавців доопрацювання документів у разі порушення правил їх складання та оформлення, запитувати у структурних підрозділів інформацію, необхідну для виконання своїх функцій, і т. д.
У цьому розділі можуть бути встановлені персональні права керівника служби діловодства.
Наприклад: підписувати, затверджувати, візувати документи, видавати розпорядження з певного кола питань, призначати і звільняти від займаних посад працівників служби діловодства (або представляти документи для цих процедур), застосовувати заходи заохочення або стягнення і т. д.
Розділ 5 «Відповідальність» містить основні позиції, за які несе відповідальність діловодна служба.
Наприклад: за стан документації організації, забезпечення встановленого порядку організації роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва, дотримання необхідних умов праці працівників служби ДОУ.
У розділі 6 «Взаємозв'язки» вказуються наявність і характер взаємозв'язків служби діловодства з іншими структурними підрозділами, які виникають в ході виконання її зав...
