дправлення (замовне, цінне, з повідомленням і т.д.). Без крайньої необхідності користування рекомендованої кореспонденції не рекомендується.
На замовну кореспонденцію складається реєстр (перелік), який передається в бухгалтерію відділу.
Супровідні листи слід складати при відправці адресату декількох документів або коли необхідні додаткові пояснення, уточнення до пересилаються документам.
Документи для відправлення в інші організації повинні передаватися співробітниками структурних підрозділів, у відділ діловодства.
Відповідальні за діловодство перед здачею кореспонденції на відправку повинні обов'язково перевірити правильність її оформлення та адресування.
Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям для виправлення.
Внутрішні документи оформляються і виконуються (використовуються) в межах відділу.
Внутрішні документи (доповідні записки, довідки, зведення та ін) розглядаються тими посадовими особами, кому вони спрямовані.
Копії підписаних керівником розпорядчих документів в обов'язковому порядку розсилаються в структурні підрозділи, у віданні яких перебувають питання, що розглядаються. Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через осіб відповідальних за діловодство.
.3 Положення про службу ДОП
В організації будь-якої форми, власності відповідальність за ведення діловодства покладається на спеціальну службу, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу: управління справами, загальний відділ, відділ ДОП, служба ДОП, канцелярія, секретаріат. У цьому випадку в організації складається Положення про службу ДОП (загальному відділі, управлінні справами і т. д.). Іноді за ведення діловодства відповідає секретар керівника або призначений керівником працівник - в цьому випадку Положення про службу ДОП не складається.
Положення про службу ДОП оформляється на загальному бланку організації (т. к. відноситься до ОРД); візується заступником керівника організації, відповідає за діловодство, начальником відділу праці і заробітної плати (якщо такий відділ створений), керівниками тих структурних підрозділів, з якими закріплені взаємозв'язку, юристом; підписується керівником служби ДОУ; затверджується керівником організації.
Структура тексту Положення складається з розділів. Текст кожного розділу викладається по пунктах, які нумеруються арабськими цифрами в межах кожного розділу.
Складаючи Положення про службу ДОП, необхідно використовувати «Зразкове положення про службу документаційного забезпечення управління». У ньому п'ять розділів:
Загальні положення.
Цілі і завдання.
Функції.
Права і відповідальність (у Примірному положенні вони об'єднані в один розділ, але на практиці вони завжди є самостійними розділами).
Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами.
У розділі 1 «Загальні положення» встановлюється точна назва служби ДОП, її місце в структурі організації, ступінь самостійності служби.
При визначенні ступеня самостійності рекомендується повністю використовувати...
