ний архів.
Відділ документаційного забезпечення управління або канцелярія. Створюються на державних підприємствах (об'єднаннях), в науково-дослідних, проектних, конструкторських організаціях і обчислювальних центрах, вищих навчальних закладах та інших організаціях - відділ документаційного забезпечення управління або канцелярія. До їх складу, як правило, включаються: підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, удосконалення роботи з документами і впровадження технічних засобів, розгляду листів (скарг), секретаріат, експедиція, машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, архів.
Загальний відділ. Це служба по роботі з документами, яка створюється в місцевих органах самоврядування, громадських організацій. До складу загального відділу включаються: секретаріат, канцелярія, група контролю, група вдосконалення роботи з документами, машинописне бюро, копіювально-розмножувальне бюро, архів. Відмінними рисами структури загального відділу є наявність таких підрозділів, як протокольний відділ, група листів, приймальня.
Протокольний відділ виконує наступні функції:
підготовку проектів нормативно-розпорядчих документів керівництва органу місцевого самоврядування, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів та підготовка висновків по них;
прийом, реєстрацію, організацію зберігання і довідково-інформаційну роботу, розсилку прийнятих документів та їх доведення до керованих об'єктів;
організацію і проведення засідань органу управління, а також документування їх діяльності.
Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення) веде:
прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян;
підготовку звернень до розгляду керівництвом;
контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах або в інших організаціях;
сповіщення заявників про результати розгляду поданих ними звернень;
формування і зберігання справ за зверненнями;
аналіз та узагальнення результатів розгляду документів в організації та причин звернення;
організацію прийому громадян з особистих питань керівництво.
Приймальня:
організація прийому відвідувачів керівництвом організації;
складання плану роботи приймальні;
ведення облікової документації з особового прийому громадян;
організація виконання документів, отриманих при особистому прийомі;
узагальнення результатом прийому відвідувачів;
підготовка пропозицій щодо вдосконалення роботи приймальні.
Секретар керівника (інспектор). Виконує роботу з документами в організаціях, які мають служби документаційного забезпечення управління, в структурних підрозділах.
Перераховані структурні підрозділи мають у своєму штаті групу фахівців, виконують певні функції, досягнення яких сприяє раціональній організації діловодства в організації. Обов'язки і функції кожного фахівця повинні бути визначені в організаційних документах організації. Наведемо основні функції, що виконуються фахівцями наведеним вище структурних підрозділів.
Секретаріат - підрозділ служб ДОП, призначене для інформаційного та організаційно-технічного обслуговування керівництва організації (керівника, його заступників, голів колегіальних органів). Секретаріат (секретар-референт технічні секретарі, секретарі заступників керівника організації) виконують такі функції:
розглядає і готує до доповіді керівництву установи кореспонденцію, що надходить;
готує за вказівкою керівника установи проекти окремих наказів, листів, довідок та інших документів і погоджує їх зі структурними підрозділами;
здійснює аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів і дає висновки та пропозиції щодо них;
стежить за правильністю складання та оформлення документів, перевіряє якість підготовки документів, що подаються на підпис керівництву установи;
забезпечує підготовку відповідних матеріалів до нарад, скликаються керівництвом установи;
виробляє оформлення протоколів засідань, розсилку протоколів і виписок з них;
здійснюється контроль за виконанням рішень колегії;
складають зведену номенклатуру справ установи та представляють її керівництву на затвердження;
здійснює бездокументарній обслуговування керівників (організ...
