аційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація робіт приймальні і т.д.).
Експедиція - підрозділ, що здійснює прийом і відправку надходить поштою і кур'єрського зв'язку кореспонденції. Експедиція виконує:
прийом вступників документів, їх сортування і розподіл по структурних підрозділах організації;
доставку документів структурними підрозділами;
обробку і відсилання документів, що відправляються;
кількісний облік документообігу.
Підрозділ з обліку та реєстрації кореспонденції:
здійснює облік і реєстрацію документів;
веде контроль за оформлення вихідних і внутрішніх документів (щодо візування, узгодження, відповідності прийнятим вимогам);
здійснює формування та ведення довідково-інформаційного масиву;
здійснює облік документів «Для службового користування», з грифом «Конфіденційно», що знаходяться в структурних підрозділах;
проводить оформлення та розсилку розпорядчих документів за вказівкою начальника канцелярії;
складає номенклатуру справ канцелярії, формує справи відповідно до номенклатури, підготовляє справи до здачі їх в архів установи.
Підрозділ з контролю виконання документів:
здійснює контроль за строками виконання документів;
здійснює контроль за ходом виконання документів в підрозділах організації;
веде узагальнення результатів контролю та інформування керівництва;
здійснює підготовку пропозицій щодо вдосконалення контролю виконання документів.
Підрозділ по раціоналізації робіт з документами:
розробляє і впроваджує заходи щодо вдосконалення робіт служб ДОУ (структура служби, нові інформаційні технології і т.д.);
розробляє інструктивні та методичні документи з діловодства: положення, інструкції, пам'ятки, альбоми уніфікованих форм документів та ін.;
розробка й коригування номенклатури справ організації;
консультування працівників організації з питань роботи з документами;
методичне керівництво і контроль за організацією діловодства у підрозділах та підвідомчих організаціях;
розробка пропозицій щодо застосування засобів організаційної та комп'ютерної техніки у діловодстві;
постановка завдань автоматизації діловодства;
здійснює і контролює впровадження нових стандартів, норм, правил щодо організації роботи служби ДОУ і оформлення документів;
організовує і проводить заходи щодо підвищення кваліфікації працівників служб ДОП та фахівців організації в області документаційного забезпечення управління.
Група виконання документів:
здійснює роботу з передруці службових документів для всіх структурних підрозділів;
здійснює считку і правку передрукованого матеріалу.
Редакційна група виконує такі функції:
редагування документів, що видаються в організації;
коректорська правка;
підготовка проектів документів для розгляду керівництва і для видання та опублікування.
Копіювально-розмножувальне бюро:
виконує копіювання і тиражування документів організації за заявками структурних підрозділів та працівників;
готує, брошури рекламну продукцію.
Архів:
виробляє прийом, облік, зберігання та використання справ;
організація архівного зберігання документів;
надає методичну допомогу в оформленні справ, що підлягають здачі в архів;
експертиза цінності документів;
ведення облікової документації архіву;
систематизація документів в архіві;
створення сприятливих умов для зберігання документів;
знищення документів з минулими термінами зберігання;
консультування працівників організації з питань архівного зберігання документів;
здійснює контроль за правильністю складання номенклатури справ у структурних підрозділах;
готує справи до здачі на зберігання в державний архів;
? підготовка пропозицій для керівництва щодо вдосконалення архівного зберігання документів.
Таким чино...
