завдання, що стоять перед інформаційною службою:
Збір, обробка та аналіз зовнішньої інформації;
Збір, обробка та аналіз внутрішньої інформації;
На основі проведеного аналізу вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій;
Оперативне, повне наочне надання результатів аналізу, відповідних висновки і вироблених рекомендацій;
Довготривале зберігання всієї зібраної інформації для подальшого її використання в роботі;
Рішення нестандартних завдань аналізу діяльності фірми.
Основні проблеми і труднощі, характерні для діяльності інформаційної служби:
Інформаційний відділ отримує великі обсяги інформації з самих різних джерел. Це призводить до неможливості одній людині якісно обробити матеріал;
Основна маса інформації представлена ??на паперових носіях і має найрізноманітнішу форму подання. Це істотно ускладнює і уповільнює її попередню обробку;
На етапі обробки та перетворення даних в електронний вигляд виникає ймовірність появи помилок і введення неправильної інформації;
Основна маса інформації надходить на паперових носіях. З плином часу накопичуються великі обсяги різноманітних друкованих видань, а також ксерокопій. Коли виникає потреба, в яких або матеріалах, їх пошук займає надто багато часу.
Пропонуються наступні кроки для їх вирішення:
Розмежування обов'язків між фахівцями служби;
Впровадження сучасних комп'ютерних та інформаційних технологій роботи з інформацією.
Інформаційна система (ІС) - це вся інфраструктура підприємства, задіяна в процесі управління всім інформаційно - документальними потоками, що включають в себе такі обов'язкові елементи:
Інформаційна модель, що представляє собою сукупність правил і алгоритмів функціонування ІС;
Регламент розвитку інформаційної моделі і правила внесення до неї зміни;
Кадрові ресурси, відповідальні за формування та розвиток інформаційної моделі;
Програмний комплекс, конфігурація якого відповідає вимогам інформаційної моделі;
Регламент внесення змін в конфігурацію програмного комплексу;
Апаратно - технічну базу, що відповідає вимогам по експлуатації програмного комплексу;
Експлуатаційно - технічні кадрові ресурси;
Правила використання програмного комплексу і користувальницькі інструкції.
Обслуговування у великих підприємствах займає від 50 - 70% наявних потужностей, тому можна уявити відповідну автономну частину структури. Разом з тим проти розчленування цього підрозділу говорить часто те, що на практиці робота з проектування систем їх розробникам виявляється найбільш якісним, тому дійсно має сенс забезпечити ці функції за допомогою одних і тих же людей.
Організація, сховище даних, обробка та контроль знаходяться у виробничих підрозділах. Дуже часто використовується тільки стандартне прикладне програмне забезпечення; функції підтримки і супроводу в таких підприємствах часто передаються на сторону.
Аналіз шляхів усунення недоліків комунікаційного процесу
Комунікація - це процес обміну між людьми інформацією інтелектуального чи емоційного змісту. Під інформацією розуміється будь-яка сукупність відомостей, первинним джерелом яких був досвід.
Обмін інформацією починається з відбору або формулювання ідеї. Відправник вирішує, яку значиму ідею або інформацію слід зробити предметом обміну. ??
Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використовуючи для цього слова, інтонації, жести. У ряді випадків форма виявляється важливіше змісту. Кодування перетворює ідею в повідомлення.
Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння приймаючим інформаційного повідомлення.
Комунікація на підприємстві - це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує відомості, необхідні для прийняття рішень, і доводить це рішення до виконавців.
Обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності (функції управління). Тому комунікації називають сполучною процесом. Види обміну інформацією: а) між фірмою і зовнішнім середовищем; б) між ієрархічними рівнями управління фірми; в) між підрозділами одного рівня; г) між керівником і підлеглими; д) неформально між працівниками фірми.
Для обміну інформацією у фірмі використовують різні засоби: ділові бесіди, обговоренн...
