я, наради, телефонні розмови, зборів, службові записки, звіти, довідки та подібну документацію, яка циркулює всередині фірми, яка дуже часто є реакцією на можливості чи проблеми, створювані зовнішнім оточенням.
Комунікації повинні: здійснюватися своєчасно, бути достовірними, бути досить повними.
Якщо комунікації налагоджені погано, то і рішення можуть виявитися помилковими, люди можуть невірно розуміти, чого від них хоче керівництво, нарешті, від цього можуть страждати міжособистісні відносини. Тому ефективність комунікацій визначає не тільки якість прийнятих рішень, але і те, як вони насправді будуть реалізовані.
Для зниження негативного впливу цих проблем організація може використовувати такі прийоми:
) постійне регулювання інформаційних потоків шляхом створення банку інформаційних даних, внутрішнього ринку інформації, пунктів відстеження та сортування одержуваної ззовні інформації, відстеження місць інформаційних перевантажень;
) Контроль за процесами обміну інформацією, інформаційними каналами. Для цього можна проводити такі заходи, як розробка плану - графіка, періодична звітність, регулярні зустрічі з підлеглими для обговорення можливих змін в організації і т.д.;
) Організація системи збору інформації від виконавців шляхом створення діючих каналів від підлеглих до керівництва, що виключають фільтрацію інформації в ході її проходження по структурних рівнях. Це можливо за допомогою ящиків для пропозицій, приватної телефонного зв'язку.
) Створення додаткових каналів для виключення спотворення інформації або подвійного розуміння інформаційних повідомлень шляхом повторення розпоряджень або наказів в спеціально випускаються бюлетенях, інформаційних листках, регулярних обговорень або зборів, дошки оголошень, демонстраційних вітрин, місцевих засобів радіо або телемовлення і т.д. крім того, корисно залучати самих користувачів інформації в розробку систем і процедур збору даних;
) Використання сучасних інформаційних технологій, що, підводить керівництво організацій до вирішення проблеми створення якісної системи комунікацій. Зокрема, до таких заходів відносяться впровадження персональних комп'ютерів на робочих місцях, електронної пошти, вихід в Інтернет, зв'язки з іншими організаціями тощо.;
) Запобігання виникненню бар'єрів між різними підрозділами і посадовими статусами в організації.
Вимоги до документообороту
Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності підприємства. Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства ТОВ «Чебаркульском птах» так як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створених документів. Основними правилами організації документообігу ТОВ «Чебаркульском птах» є:
Оперативне проходження документа, з найменшими витратами часу;
Максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, Необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);
Порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій. Основний структури будь-якого документообігу є документ. Всі документ. Всі документи (традиційні на папері і на магнітних носіях) в комплексі на ТОВ «Чебаркульском птах» узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління ТОВ «Чебаркульском птах», всі операції по прийому, передачі, складання та оформлення, відправлений і підшивці документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і ісполеніе документів у ТОВ «Чебаркульском птах».
Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, регламентований інструкцією з діловодства в ТОВ «Чебаркульском птах». (Додаток 6).
Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Д...
