а (код уніфікованої форми 0286041 по ОКУД) складається з метою інформувати керівництво про сформовану ситуацію, що мали місце фактах і т.п. і спонукати до прийняття певного рішення.
Доповідна записка - документ, адресований керівнику іншого структурного підрозділу, керівнику даного чи вищого установи і містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача.
Доповідні записки можуть носити і чисто інформаційний характер. Такі записки містять, як правило, інформацію про хід виконання будь-яких робіт. Звітні доповідні записки повідомляють про виконання завдань, планів, вказівок, робіт. Таким чином, доповідні записки забезпечують зв'язок об'єктів управління на вертикальному рівні - знизу вгору, тобто направляються від нижчестоящого посадової особи вищій посадовій особі.
За змістом доповідні записки поділяються на:
§ ініціативні;
§ інформаційні;
§ звітні.
Ініціативна доповідна записка складається з метою спонукати адресата прийняти певне рішення, тому в тексті записки не тільки викладаються якісь факти, а й містяться конкретні пропозиції, рекомендації або висновки.
Інформаційна доповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі або методах виконання роботи.
Звітні доповідні записки інформують про завершення роботи, її етапу, виконанні вказівок, розпоряджень тощо.
Залежно від адресата доповідні записки можуть бути:
§ внутрішніми, тобто направляються керівнику структурного підрозділу чи установи, і
§ зовнішніми - адресованими у вищі інстанції.
Внутрішні доповідні записки складаються на стандартному аркуші паперу, але із зазначенням усіх необхідних реквізитів, розташованих відповідно до ГОСТ 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів raquo ;. До таких реквізитів відносяться:
§ найменування структурного підрозділу;
§ вид документа (доповідна записка);
§ дата;
§ реєстраційний номер;
§ заголовок до тексту;
§ текст;
§ адресат;
§ підпис укладача (із зазначенням посади).
Текст будь-якого інформаційно-довідкового документа оформляється шрифтом Times New Roman, розмір 14, через 1,5 інтервалу.
Переважно при оформленні доповідної записки користуватися кутовим розташуванням реквізитів заголовної частини (однак ця вимога не є жорстким).
У внутрішній доповідній записці у верхньому лівому куті розташовується найменування структурного підрозділу - автора документа.
Найменування виду документа пишеться великими літерами (доповідні записки) і може розташовуватися по центру або від межі лівого поля (залежно від того, який обраний спосіб розташування заголовної частини документа) через 2 міжрядкових інтервалу.
Дата та індекс доповідної записки пишуться на одному рядку. Дата оформляється арабськими цифрами, наприклад 02.02.2013, або буквено-цифровим способом, наприклад 2 лютого 2013 У зовнішньої доповідної записки вона є датою підписання і, як правило, відправки. Датою внутрішньої доповідної записки буде дата складання та підписання.
Реєстраційний номер на внутрішній доповідній записці проставляється або за місцем складання, або за місцем отримання, залежно від постановки системи реєстрації, яка діє в організації. При розгляді доповідної записки зацікавленими особами, на ній проставляються візи узгодження, а після ухвалення рішення - резолюція керівника. Винесення резолюції є кінцевим етапом розгляду доповідної записки.
Доповідна записка може мати заголовок, який коротко розкриває зміст документа. Тема доповідної записки формулюється за загальними правилами складання заголовків до документів: за допомогою прийменника про і отглагольного іменника у місцевому відмінку. Наприклад: про переведення Королевою О.В. в бухгалтерію .
У тексті доповідної записки чітко виділяються дві частини. У першій частині повідомляються факти, що послужили приводом для складання документа, а в другій - викладаються конкретні висновки, прохання та пропозиції. Текст доповідної записки може складатися і з трьох частин. У цьому випадку в першій частині (констатуючій) будуть викладатися причини, факти або події, що послужили приводом для її написання, у другій частині - аналіз ситуації, що склалася, можливі варіанти рішення, а в третій - висновки ...
