го директора. Таким чином, один документ ініціює рух інформації по декількох напрямках, кожне з яких має бути враховано в рамках функцій планування і контролю доставки інформації, а також виконання директив, що містяться в ній. Очевидно, що такий порядок вимагає відповідної організації структур і процесів.
Для більш великих компаній функція координації може бути розділена і закріплена за двома спеціалізованими підрозділами: оперативного планування, обліку, звітності та оперативного управління. При цьому відділ оперативного управління бере на себе функції регулювання потоку робіт, а потік документів, що забезпечує ці роботи необхідними даними, регулює відділ інформаційного забезпечення. Відділ оперативного планування, обліку та звітності приймає та аналізує інформацію про результати роботи за минулий зміну і планує діяльність на наступну. Це підвищує ефективність і якість координаційної роботи з інформаційного забезпечення і управління компанією.
Відділ інформаційного забезпечення
Процес починається з моменту надходження інформаційного носія або усного повідомлення. Якщо повідомлення стандартне (це з'ясовується в процесі ідентифікації документа), воно відразу надходить на реєстрацію. При цьому усна інформація проходить процедуру документування. Потім здійснюються:
реєстрація в базі даних (внесення записів і кодів, що характеризують документ і інформацію);
маршрутизація (встановлення етапів і відповідальних за порядок роботи з документом, згідно з чинними стандартами);
координація порядку роботи відповідно до плану відділу оперативного управління та поточною ситуацією;
контроль руху документів;
складання регулярних і разових звітів за результатами управління документообігом.
Нестандартний документ передається профільному експерту-аналітику, який виробляє з ним такі процедури:
відокремлює змістовну частину від інформаційного шуму;
здійснює семантичний аналіз і привласнює документу смислові коди;
визначає потенційних користувачів;
складає приблизний план роботи, т. е. програму використання інформації, що міститься в документі; погоджує план з особами, які приймають рішення;
передає кодований документ для реєстрації і подальшого використання.
Крім того, експерт здійснює інтелектуальний пошук даних в базі знань компанії і в зовнішніх джерелах інформації, а також готує звіти по запитах користувачів, у тому числі становить предметні і систематичні каталоги для пошуку інформації в базі знань компанії.
Після реєстрації документ міститься в тимчасовий або постійний архів. Тимчасовий архів створюється для документів, план роботи з якими остаточно не визначений. Копії документів з тимчасового архіву переміщаються до адресата згідно з планом маршрутизації і виконання. Копіювання, розмноження та доставку документів адресату виконують експедитори. Внутрішні документи і їх проекти, що підлягають узгодженню або використанню, реєструються так само, як і зовнішні. По закінченні роботи документи передаються в архів для збереження або знищення.
Штатна чисельність співробітників відділу інформаційного забезпечення визначається обсягом робіт, який, у свою чергу, залежить від технології обробки та інтенсивності потоку документів.
1.3 Найбільш важливі проблеми і завдання при впровадженні інформаційної системи управління підприємством
Впровадження нових інформаційних технологій в Росії стало одним з обов'язкових елементів комплексної системи забезпечення конкурентоспроможності, ефективності та подальшого розвитку підприємств і організацій. Однак, орієнтуватися в різноманітті пропонованих на ринку сучасних технологій, обладнання та програмного забезпечення стає з кожним роком все важче.
Існує ряд складнощів у розвитку та просуванні інформаційних технологій:
часто слабо організована супровід програмних продуктів, тестування та випробування;
відчувається брак інформації про характеристики програмного забезпечення, ціни;
однією з найважливіших проблем є порушення авторських прав на інтелектуальну власність, більшість програм копіюється і поширюється без ліцензій, судовий захист виробників тільки починає розвиватися.
Ринок інформаційних технологій Росії є бурхливо розвиваються, що дозволяє розглядати інформаційні технології як найбільш привабливим полем для комерційної діяльності. Статистичний і економічний аналіз різних форм бізнесу, спрямованих на розвиток інформаційних техн...
