дні й ті ж відомості механічно переносяться (або навіть передруковуються) з одних таблиць в інші, по-іншому відформатовані.
По-третє, у ряді випадків з причини міжособистісних і міжвідомчих суперечностей інформація просто приховується.
По-четверте, несумісність форматів звужує можливість використання та вилучення даних і нових знань для підтримки функціонування і подальшого розвитку компанії.
По-п'яте, децентралізація в управлінні організацією ІТ-комплексу сприяє розвитку безлічі несумісних програмних засобів обробки даних. І чим їх більше, тим більше перешкод для ефективного управління.
По-шосте, функція підтримки і розвитку інформаційної технології, яка є основою інфраструктури управління, в децентралізованій системі не має відповідального координатора і розвивається спонтанно: у кращому випадку під впливом ІТ - підрозділи, в гіршому - ініціативних керівників непрофільних відомств, монополізують окремі джерела інформаційних ресурсів. Треба відзначити, що передача функцій розвитку інформаційних технологій ІТ - фахівцям, перевантаженим проблемами технічного характеру, теж не вихід, оскільки дана діяльність - одне з найважливіших стратегічних напрямків, тісно пов'язане зі специфікою організації управління. Керівництво їм повинні здійснювати системні бізнес-аналітики - фахівці в галузі організаційних структур, бізнес-процесів і економіки.
У великих компаніях, де обробляється до 100 і більше документів у день, відносини «кожен з кожним» в рамках інформаційного обміну серйозно заплутують ситуацію. Знижується відповідальність конкретного співробітника за кінцевий результат інформаційної роботи: губляться документи, затримується виконання завдань, спотворюються дані, зростає число проблемних і конфліктних ситуацій. Насамперед, це стосується документів, які ініціюють ланцюжок робіт і породжують нові документи. Для усунення цих проблем у компаніях створюються спеціальні підрозділи, секретаріати, канцелярії, оргвідділу, архіви. Однак без інтеграції нових підрозділів у загальну систему управління компанією, а головне, не об'єднавши потоки директивної і функціонально забезпечує інформації, послабити гостроту проблеми не вдасться.
недокументоване інформація, що виконує обслуговуючі функції, також не є технологічно адаптованої до формату документів і засобам їх обробки і тому не може повністю або частково враховуватися, аналізуватися і контролюватися в рамках формальних процедур. Через те, що недокументированная інформація, як правило, містить великий обсяг інформаційних шумів і не має офіційного статусу (Не інституціалізована технологічними стандартами, інструкціями та іншими нормативними документами), її використання призводить до додаткових витрат часу, помилкам або навіть перешкод в роботі.
Вчасно доставлена ??виконавцю релевантна інформація є одним з головних умов успішного виконання функцій і ефективного досягнення поставлених цілей. Найважливішою умовою ефективності та конкурентоспроможності стає швидкість знаходження, використання і перетворення вихідної інформації в рішення і дії, спрямовані на зміну якості або кількості продуктів і/або послуг на цільовому ринку. Тенденції зростання організацій та розширення спеціалізації - це сигнал до перетворення функцій інформаційного забезпечення в спеціалізовану галузь діяльності, інтегровану з процесами управління.
Функції інформаційного забезпечення необхідно додати властивості не тільки фільтра, концентратора, накопичувача і регулятора інформаційних потоків, але й виробника і постачальника необхідної для роботи персоналу інформації. Якщо документи і відомості передавати від підлеглого до начальника і навпаки, в умовах лінійно-функціональної структури цей процес займе багато часу - дані втратять свою актуальність. Якщо виконавці зв'язуються безпосередньо з особами, що приймають рішення (що широко поширене на практиці), топ-менеджери починають «захлинатися» в дрібницях, і перестають займатися перспективними питаннями, а керівники середньої ланки виявляються не при справах.
Особливо важлива робота з директивної інформацією, яка задає напрям змін в організаційній системі компанії та її процесах. Директивна інформація може бути представлена ??усними вказівками, письмовими наказами та розпорядженнями, резолюціями на документах, протоколами, планами, програмами і т. П. Деякі документи поєднують у собі властивості інформації різних типів. Так, ознайомлювальний лист може містити в собі відомості про нові правила оформлення митних документів для відділу логістики та резолюцію генерального директора на адресу юридичної служби про внесення змін до внутрішніх нормативних документів. Тому, з одного боку, копії документа необхідно розіслати у відповідні підрозділи, а з іншого - поставити на контроль виконання резолюції генерально...
