ї на документі, може висловлюватися усно. У
інструкціях формулюються правила виконання роботи, дії окремих осіб, груп людей і підрозділів при виконанні певних завдань.
Протокол оформляється в ході обговорень питань на засіданнях, нарадах, конференціях і т.д. У протоколах фіксуються прийняті рішення. Протоколи також складаються при виникненні розбіжностей між договірними сторонами. У реквизитной частині протоколу зазначаються назва організації або її структурного підрозділу, дата складання, назва виду засідання, персональний склад або загальна кількість присутніх, порядок денний, текст, підписи голови та секретаря. У тексті обговорення кожного пункту порядку денного записується, кого слухали, хто виступив (зміст виступу) і що вирішили (ухвалили). Акт являє документом, в якому фіксуються встановлені події чи факти. У вступній частині цього документа зазначаються підстава для його складання, прізвища та ініціали осіб, які його склали. Деякі види актів повинні затверджуватися. Звіти фіксують результати діяльності та вироблені при цьому витрати. Вони складаються з певних формам, часто відповідним формі планових документів. Доповідні записки містять висновки та пропозиції, про які робиться повідомлення по якомусь питання керівництву організації. Довідка - це документ, що описує і підтверджуючий події та факти, встановлені в результаті обстежень, перевірок тощо Службове лист є засобом обміну інформацією між організаціями. Службові листи складаються на фірмових бланках організації. Текст починається з вказівки обставин, які спонукали до поводження з даним листом, і кінчається проханням, пропозицією, рішенням. Якщо лист є відповідям, назва документа вказується перед текстом.
4. Зберігання інформації
Поточне зберігання документованої інформації здійснюється в структурних підрозділах, безпосередньо її використовують. Для зберігання документів випускаються папки-сшиватели, папки архівної підшивки В«Справа № ...В», папки-реєстратори з рознімним замком та ін папки з документами зберігаються на стелажах і в шафах. Систематизовані контрольні картки зберігаються в автоматизованих картотеках, а папки-реєстратори - в автоматизованих шафах. p align="justify"> В автоматизованих управлінських інформаційних системах оперативна інформація, яка використовується для розв'язуваної в даний момент завдання зберігається у внутрішній (оперативної) пам'яті ЕОМ, а інформація не вимагає частого використання, - в зовнішній пам'яті.
Оперативна пам'ять є короткостроковою, дані в ній зберігаються до тих пір,...
