відчення автентичності та оформлення ЕД, внесення змін і доповнень до ЕД;- Обліку і зберігання в організації ЕД, записаних на машинних носіях, призначених для архівного зберігання, і на знімних носіях;- Підготовки та передачі ЕД із структурних підрозділів до відомчого архіву;
надходження ЕД в архів (оформлення опису, складання інформаційно-пошукових характеристик на документи, відомостей на машинні носії, що посвідчує листа документів, супровідних документів);
обліку та зберігання ЕД у відомчому архіві;
передачі ЕД в держархів;
знищення ЕД.
Порядок забезпечення збереження, обліку, комплектування, експертизи цінності та використання науково-технічної документації (НТД) як найціннішого ІР встановлюють Правила роботи з НТД в державних архівах Республіки Білорусь.
Проведений аналіз усього діючого правового та методичного забезпечення збереження і роботи з ІР та ЕД в організаціях показав, що ці документи (особливо прийняті до 2000 р) перестали повною мірою задовольняти сучасним вимогам. Крім того, Законом РБ Про нормативних правових актах Республіки Білорусь від 10.01.2000 № 361-З були визначені поняття і види нормативних правових актів РБ, встановлено загальний порядок їх підготовки, оформлення, прийняття (видання), опублікування, дії, тлумачення і систематизації.
У 2006-2007 рр. державної архівною службою РБ проводилася НДР на виявлення відповідності сучасним вимогам таких все ще діючих нормативних документів, як «Примірна інструкція по роботі з машиночитаному документами в організаціях, на підприємствах і відомчих архівах Республіки Білорусь» (1996 р); «Правила обліку та передачі електронних (машинозчитувальних) документів на державне зберігання» (1997 р.).
Також передбачалося в 2006 р прийняти нові Правила роботи архіву ЕД і переглянути (у бік підвищення) правовий рівень методичних рекомендацій:
а) «Архівне зберігання ЕД» (1998 р).;
б) з підготовки супровідної документації до ЕД при передачі їх на державне зберігання (2003 р).;
в) щодо застосування нормативно-правових актів з метою забезпечення збереження ЕД (2000 р.);
г) з підготовки супровідної документації ЕД при передачі їх на державне зберігання (2002 р.);
д) з передачі ЕД до відомчого архіву із структурних підрозділів організації, установи, підприємства (2003 р).;
е) з обліку та зберігання ЕД в установах, організаціях, підприємствах (2004 р.).
Висновок
Аналіз стану та основних напрямів використання національних ІР у діяльності органів державної влади та управління показує, що вони представлені у вигляді потужних БД з пошуковим апаратом до них. Одним з напрямків роботи по створенню національного ІР і єдиного інформаційного простору Республіки Білорусь (як інтегрованої сукупності ІР, інформаційних систем, комунікаційного середовища) повинні стати уніфікація опису ІР, забезпечення інформаційної взаємодії між автоматизованими системами різного рівня та призначення. Впровадження комплексних інформаційно-аналітичних систем стримується відсутністю єдиних ІР,фактичної неможливістю організації оперативного доступу до БД на відомчому та міжвідомчому рівні, відсутністю загальних стандартів впровадження додатків для аналітики.
Відсутність центрів координаційного управління загальнонаціональними ІР і єдиних технічних нормативних правових актів призвело до того, що створення державних ІР і організація доступу до них в органах державної влади та управління на рівні міжвідомчої взаємодії для забезпечення пріоритетних інформаційних потреб суб'єктів управління , надання інформаційних послуг суб'єктам управління, господарювання та громадянам (принцип «одного вікна» та ін.) носить поки ще нескоординований характер.
Для розвитку правового регулювання роботи архівів ЕД необхідна розробка:
правил сертифікації та атестації архівів ЕД;
уніфікованих міжархівних інтерфейсів;
стандартів ідентифікації джерел комплектування архіву ЕД;
правил всередині архівної безпечної міграції ЕД по машинним носіям і форматам зберігання (з чітко сформульованим алгоритмом заміни всіх ЕЦП після закінчення термінів дії їхніх сертифікатів відкритого ключа).
На основі досягнень кращої світової практики, а також чинного національного правового та методичного забезпечення збереження і роботи з ІР та ЕД необхідно розробити загальні «Правила забезпечення збереження і роботи з інформаційними ресурсами та електронними документами в організаціях Республіки Білорусь». Такий документ дозволить органі...
