собою, так само і особами, яким таке право надається законом або відповідним директивним зазначенням;
- видаватися на виконання норм права і не суперечити їм.
Незважаючи на те, що сьогодні законодавство досить повно регламентує порядок роботи з бухгалтерськими документами, бухгалтерська служба, як і будь-яке інше структурний підрозділ компанії, повинна мати своє діловодство, яке б забезпечувало найбільш оптимальну технологію обробки документації.
Весь процес складання, перевірки, обробки, групування і відображення документів у відповідних регістрах повинен здійснюватися за певним планом. Для забезпечення правильності і своєчасності оформлення всіх операцій документами потрібно ретельно продумана організація діловодства в бухгалтерії, основним положенням якої присвячений наступний параграф випускної кваліфікаційної роботи.
1.3 Організація діловодства в бухгалтерській службі
Діловодство (документаційне забезпечення управління) являє собою галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Діловодство являє собою особливий вид діяльності, здійснюваної як юридичними, так і фізичними особами.
Діловодство - поняття комплексне, двухкомпонентное: це діяльність з організації роботи з документами (діловими, службовими) і одночасно з документування, тобто по запису (у більш широкому сенсі - фіксації) інформації на різних носіях відповідно до встановлених правил.
Діловодство - це різновид забезпечує (допоміжною по відношенню до основної діяльності підприємства (організації, установи) діяльності.
У ряді джерел діловодство кваліфікується і як комплекс організаційно-технічних заходів, і як технологія роботи з документами.
Все сказане вище дозволяє представити ту роль, яку покликане грати діловодство в забезпеченні повсякденної діяльності господарюючих суб'єктів, у тому числі діяльності фінансово-економічної та адміністративно-господарською. Здійснення зазначених видів діяльності немислимо без належного документаційного забезпечення, оскільки організація відповідних заходів передбачає, крім іншого, і організацію роботи з тими чи іншими документами (фінансовими, господарськими й т.д.), і організацію документування таких заходів (рис. 5.).
Рис. 5. Взаємозв'язок діловодства з основними напрямками діяльності підприємства
Фіксація обліково-звітних даних здійснюється бухгалтерською службою у відповідних документах, у своїй сукупності (разом з деякими іншими видами документів) утворюють бухгалтерську документацію підприємства.
Цією документацією протягом встановлених строків зберігання також слід належним чином управляти, з тим щоб, по-перше, впорядкувати доступ до містяться в ній даними і, по-друге, забезпечити її збереження.
На практиці управління бухгалтерською документацією та документування бухгалтерської діяльності також здійснюються за допомогою діловодства.
Відзначимо, що організаційно-правові основи бухгалтерського діловодства (в умовах конкретного підприємства) встановлюються, з одного боку, з урахуванням положень локальних актів підприємства, що регламентують ведення діловодства а, з іншого, виходячи з положень облікової політики підприємства. В рамках облікової політики підприємства, крім іншого, визначаються (затверджуються):
- форми первинних облікових документів, застосовуваних для оформлення господарських операцій,
- форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності;
- правила документообігу і технологія обробки бухгалтерської інформації.
При цьому способи організації бухгалтерского діловодства можуть бути різними.
Для організації діловодства в бухгалтерській службі господарюючого суб'єкта його керівництвом може бути вибраний децентралізований, централізований або змішаний (комбінований) спосіб. Вибір способу, як правило, проводиться в залежності від наступних обставин:
. Організаційної структури підприємства.
. Характеру (сутності і розмаху) статутної діяльності підприємства.
. Місця бухгалтерської служби (іншого аналогічного підрозділу або посадової особи) в системі управління підприємством.
. Обсягу загального та бухгалтерського документообігу.
Крім того, при виборі способу організації діловодства в бухгалтерській службі господарюючого суб'єкта зазвичай враховуються припису Державної системи документаці...
