йного забезпечення управління. Приміром, відповідно до ГСДОУ реєстрація документів, що надходять на підприємство (т.зв. вхідних), а також документів, що утворюються в його повсякденному (внутрішньої) діяльності (т.зв. внутрішніх), зазвичай проводиться децентралізовано, тобто безпосередньо в структурних підрозділах (ділянках документування), яким зазначені документи призначені (в яких вони створені).
Зберігання документів, а також їх формування у справи підприємства, згідно ГСДОУ, може бути організовано як децентралізованим, так і централізованим способом, причому останнє найбільшою мірою притаманне підприємствам з порівняно невеликим обсягом документообігу і нескладної організаційною структурою. Що стосується первинної, а також подальшої автоматизованої обробки документів, то вона зазвичай здійснюється на підприємстві централізовано: у першому випадку - в експедиції або на відповідній ділянці служби діловодства (документаційного забезпечення управління), а в другому - в обчислювальному центрі, відділі (групі) обробки інформації тощо.
Діловодство в бухгалтерській службі організовується на основі єдиної номенклатури справ, встановленої на підприємстві.
Номенклатура являє собою систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в діловодстві, із зазначенням термінів їх зберігання. Вона необхідна для швидкого пошуку документів за їх вигляду і змісту.
Номенклатура справ щорічно, не пізніше 31 грудня поточного року, розглядається з урахуванням змін, що відбуваються і вводиться в дію з 1 січня нового року.
У номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань.
Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, розробляється фахівцем, відповідальним за організацію роботи з документами, затверджується керівником підприємства.
В організаціях, що мають стійку структуру, номенклатура справ будується за структурним принципом. В організаціях, що не мають стійкої структури, номенклатура справ будується за структурно-функціональним або функціональним принципом (за напрямками діяльності без поділу на структурні частини).
Номенклатура по структурному принципу включає такі відділи:
1. Загальний відділ;
2. Відділ економічного прогнозування;
. Виробничо-технологічний відділ;
. Технічний відділ;
. Відділ капітального будівництва;
. Фінансовий відділ;
. Бухгалтерія;
. Відділ праці та заробітної плати;
. Відділ кадрів і т. Д;
Номенклатура, побудована за функціональним принципом, має такі відділи:
1. Керівництво;
2. Планування;
. Організація виробничої діяльності;
. Фінансування;
. Облік і звітність;
. Кадри.
Номенклатура, побудована за структурно-функціональним принципом підрозділяється таким чином:
1. Керівництво;
2. Організаційно-методична робота;
. Спортивно-масова робота;
. Відділ кадрів;
. Бухгалтерія;
. Профспілковий комітет.
Назвами розділів номенклатури справ є найменування структурних підрозділів або напрямів діяльності підприємства (табл. 1.1.).
Таблиця 1.
Номенклатура справ
Індекс делаЗаголовок делаКолічество справ (томів) Термін храненіяПрімечаніе12345
У першій графі номенклатури справ проставляється індекс, що з позначення структурного підрозділу (або напряму діяльності установи), присвоєного канцелярією, і порядкового номера справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу (ділянки, напрямки діяльності). Наприклад, індекс справи 02-18, де 02 - індекс структурного підрозділу, 18 - номер справи.
Система індексів може бути трьох видів: цифрова, буквена і змішана. Найчастіше застосовується десяткова, нумераційна і серійна цифрова індексація. Найбільш поширеною є десяткова система.
У другій графі вказується заголовок справи. Для ведення діловодства в бухгалтерській службі можуть застосовуватися такі справи:
. Бухгалтерія:
- 001 Постанови, накази, розпорядження вищих органів;
- ...
