чність подання внутрішньої звітності коливається в значних межах.
Внутрішні звіти можуть бути щорічними, щоквартальними, щомісячними, щотижневими, щоденними або представлятися по міру виникнення відхилень. Немає необхідності збільшувати частоту подання звітів, якщо неможливо прийняти рішення на їх основі. Якщо преміювання персоналу проводиться поквартально, то немає сенсу у щомісячній інформації виконання умов преміювання. Агрегування інформації і частота її подання корелюють між собою. На нижніх рівнях управління необхідні більш часті і більш детальні звіти. З переходом на більш високі рівні звітність подається рідше і містить більш укрупнені агреговані показники.
Не слід думати, що всі звіти потрібні на третій день після закінчення місяця. Все залежить від необхідності приймати оперативні рішення, від потреби в додаткових відомостях і поясненнях.
2.2. Форми внутрішніх звітів
На основі внутрішньої звітності приймаються рішення на всіх рівнях управління організацією. Важливим елементом тут є час, який проходить від отримання звіту до вироблення рішення і втілення його в керуючі дії. Істотне значення при цьому мають доступна форма внутрішнього звіту, розташування і подача відповідної інформації. Чи не може бути стандартного набору внутрішньої звітності з єдиними формами і інформаційною структурою. Внутрішня звітність індивідуальна, і шаблонний підхід в даному випадку недоречний. Тим самим можна виділити класифікаційні ознаки, що характеризують загальні підходи до характеристики форм звітності (Рис. 4). <В
Рисунок 4 - Класифікаційні ознаки форм внутрішньої звітності
За змістом інформації внутрішні звіти поділяються на комплексні, тематичні (за ключовими показниками), аналитиче-ські.
Комплексні підсумкові звіти представляються, як правило, за місяць чи іншій звітний період (Квартал, шість місяців і т. п.) і містять інформацію про виконання планів і використанні ресурсів за даний період, про доходи і витрати за центрами відповідальності, про виконання кошторису витрат, рентабельності, русі грошових коштів та інших показників для загальної оцінки і контролю.
Тематичні звіти представляються по мірі виникнення відхилень по найбільш важливих для успішного функціонування показниками, таким, як обсяг продажів, втрати від шлюбу, недопоставки за замовленнями, графік виробництва продукції, і іншим не входять в оціночні плановим показникам, підконтрольним центру відповідальності.
Аналітичні звіти підготовляються тільки за запитами керівників і містять інформацію, розкриває причини і наслідки результатів по окремих аспектах діяльності, наприклад всебічна оцінка причин перевитрати ресурсів, зміни рентабельності, рівня продажів по секторах ринку, аналіз ринку та використання виробничих потужностей, факторів ризику діяльності в певних напрямках і т. п.
За рівнями управління розрізняють оперативні, поточні та зведені звіти.
Оперативні звіти, представляються на нижньому рівні управління в центрах відповідальності, містять детальну інформацію для прийняття поточних рішень; складаються щотижня і щомісяця.
Поточні звіти, містять агреговану інформацію для середнього рівня управління в центрах прибутку і центрах інвестицій, складаються з періодичністю від щомісячного до щоквартального.
Зведені звіти формуються для вищого управлінського персоналу організації. На їх основі приймаються стратегічні рішення і здійснюється загальний контроль і контроль діяльності управлінського персоналу на середньому, іноді на нижньому рівні. Періодичність цих звітів коливається від щомісячних до щорічних. p> Оперативна інформація, адресована низовим центрами відповідальності, не повинна в незмінному вигляді представлятися на вищий рівень управління. На нижньому рівні приймаються оперативні рішення щодо погодженням і виконанню виробничих планів використання ресурсів підрозділу. Дана інформація повинна узагальнюватися, агрегуватися в більш загальні показники для подання на середній рівень управління. На вищому рівні потрібно ще більша ступінь узагальнення інформації. Наведемо для прикладу звіти про витрати для різних рівнів управління однією організацією.
Таблиця 1 - Місячний звіт віце-президента з виробництва
Контрольовані витрати
За кошторисом
Факти-етичні
Відхилення
Несприятливі відхилення
Зміст офісу
108400
111400
3000
3000
Планування і розрахунки
