ументації та визначення місць зберігання її оригіналів;
різке зменшення паперових потоків комерційних документів.
Звичайно, організація діловодства багато в чому залежить від профілю діяльності комерційної фірми, її організаційної структури, обсягу товарообігу і багатьох інших факторів. З цього випливає, що практично неможливо рекомендувати універсальне рішення по організації діловодства для всіх комерційних фірм. p align="justify"> Діловодство, якщо його розглядати як обробку вхідної зовнішньої інформації, порядок прийняття рішень, контролю їх виконання та підготовки відповідей, має підкорятися таким порядком.
Уся інформація повинна реєструватися і проходити первинну обробку в об'єднаній групі помічників і секретарів (б). У більш великих фірмах це можуть бути спеціальні відділи, в дрібних - діловоди-секретарі. p align="justify"> Первинна обробка вхідної інформації здійснюється одним або групою досвідчених помічників, які реєструють її отримання і знайомляться зі змістом. Залежно від адресата і змісту отриманого документа приймаються різні рішення. p align="justify"> Якщо документ, отриманий на ім'я генерального директора, носить персональний характер або рішення по ньому повинен і може без додаткового опрацювання прийняти генеральний директор (2), то помічник або передає йому документ, або доповідає його зміст. За доложенном документом записується або сенс відповіді, або доручення підрозділам фірми за його опрацювання та підготовки узгодженої відповіді. У першому випадку помічник сам готує проект відповіді і після отримання підпису генерального директора реєструє код, дату відповіді і передає його на відправку адресату. Оригінал вхідного листи і копія відповіді підшиваються під єдиним кодом в досьє загальної листування генерального директора, а у відповідний файл комп'ютера під тим же кодом вносяться їх короткі анотації. p align="justify"> У другому випадку генеральний директор може дати доручення опрацювати питання і підготувати за його підписом відповідь на вхідне лист. Наприклад, на ім'я генерального директора прийшла пропозиція від іншої фірми про спільну кооперацію у збуті товарів. Тоді помічник пише на листі резолюцію генерального директора, отримує під резолюцією його підпис, кодує цей документ, сканує його і направляє по комп'ютерній мережі маркетинг-директору (3) і комерційному директору (4). Маркетинг-директор, у свою чергу, дає доручення відділу по кооперації (10) і направляє його у відділ з комп'ютерної мережі, комерційний директор направляє документ зі своїм дорученням відділу координації закупівель і продажів (13). Керівництво зазначених відділів вже зі своїми дорученнями включає їх в комплексні комп'ютерні плани безпосередніх виконавців. Одночасно маркетинг-директор (3) направляє комп'ютерну копію цього листа у відділ маркетингу та цін (7) для занесення його в файл довідкових матеріалів на фірми. У той же відділ п...
