омічники направляють оригінал отриманого листа. p align="justify"> Відділ кооперації (10) готує проект відповіді, направляє його на погодження відділу координації закупівель і продажів (13). Погоджений проект відповіді направляється маркетинг-директору, який візує проект і направляє групі помічників (6). Помічники роздруковують проект відповіді на принтері, отримують підпис генерального директора і передають лист секретарям на відправку. Секретар реєструє вихідного листа й вводить в комп'ютерну мережу дату відправлення листа під присвоєним йому кодом. p align="justify"> Якщо на будь-якому етапі узгодження в лист вносяться поправки, то у відділи кооперації та координації закупівель і продажів (10, 13), що брали участь у підготовці проекту відповіді, а також у відділ маркетингу та цін (7) передаються скориговані примірники відповіді. Спрощені програми можуть передбачати, що команди на передачу скоригованих відповідей відповідним відділам (7), (10) і (13) даються секретарями, більш складні програми мають передбачати їх автоматичну передачу. p align="justify"> Така система дозволяє генеральному директору, його заступникам і помічникам, набравши код документа і номер відділу, в будь-який момент дізнатися про стан опрацювання доручення та підготовки відповіді, не відволікаючи виконавців від ведення планової оперативної роботи.
Якщо на ім'я генерального директора отримано лист, зі змісту якої випливає, що в його опрацювання та підготовки відповіді не потрібно участі ні самого генерального директора, ні його заступників, помічники можуть направити його на опрацювання безпосередньо в спеціалізовані відділи . Наприклад, отримана претензія у зв'язку із запізненням у постачанні покупцеві партії товару, що включає вимогу виплати відповідно до умов контракту штрафних санкцій. p align="justify"> У цьому випадку помічники сканують надійшла претензію і направляють її у відділ координації закупівель і продажів (13), а також в юридичний відділ (17) з резолюцією перевірити її обгрунтованість і підготувати відповідь за підписом комерційного директора (4 ). Керівництво зазначених відділів включає завдання на підготовку і узгодження листи в плани оперативних працівників. p align="justify"> Приміром, працівники оперативно-комерційної групи, провідні це замовлення (18), готують відповідь, яка пояснювала, що запізнення в поставці сталося через затримку покупцем відкриття акредитива, і погоджують з юридичним відділом (17) зустрічну претензію з обгрунтуванням права стягнути санкції з покупця. Завізований начальником відділу координації закупівель і продажів (13), а також юристом (17) проект зустрічній претензії передається по комп'ютерній системі на візу комерційному директору. Якщо комерційний директор не знає про отримання від покупця претензії, він за кодом на проекті відповіді викликає на свій монітор зміст листа покупця. При згоді з проектом відповіді він візує цей проект, впечативая "Згоден, такий-то", і передає йо...
