юнок 1.4 - Процедури, які включає в себе видання документа
Процедури етапу організовує особисто виконавець документа. При направлення проекту документа посадовій особі на термін більше одного дня передача здійснюється через службу КД з внесенням необхідних відміток у облікову форму документа і внутрішню опис документів, що знаходяться у посадової особи. Факт передачі документа на строк до одного дня фіксується розписом посадової особи у внутрішній опису документів, що знаходяться у виконавця. p align="justify"> Проекти конфіденційних документів повинні обов'язково візуватися керівником служби КД. При візуванні йому пред'являються всі примірники документа з усіма додатками, а також їх облікові форми. Якщо в процесі візування або підписання проекту документа приймається рішення про зміну рівня грифу конфіденційності, то така зміна має бути терміново внесено в усі примірники документа, чернетка редакції документа, в облікові форми та опису. Зміна грифу у всіх зазначених матеріалах завіряється розписом працівника служби КД і датується. p align="justify"> Отже, етапи виготовлення та видання конфіденційних документів характеризуються наявністю комплексу специфічних обмежувальних та облікових процедур, призначених для захисту носія та конфіденційності інформації, Особливе значення в цьому комплексі має процедура обліку підготовленого чернетки та проекту документа, яка дає можливість організувати постійний контроль за рухом проекту документа і роботою виконавця з ним.
Облік СД - реєстрація та контроль за їх збереженням. Існує 2 форми обліку документів: журнальна і карткова. При журнальній системі інформація про СД зберігається в спец. журналах. При карткової - на спец. картках, готельних для кожного СД. При обліку СД присвоюються рег/номери і фіксується слід. інформація: гриф, кількість аркушів, кількість примірників, джерело надходження, короткий зміст, дата надходження. Обліку підлягають: СД, робочі зошити, спец. блокноти, окремі аркуші паперу.
При зверненні з ЦД слід дотримуватися таких правил:
- СД видаються тільки під особистий розпис;
- робота з ЦД здійснюється в спец. приміщеннях;
- при роботі з ЦД на робочому столі повинні знаходитися тільки необхідні на даний момент документи;
- забороняється тримати СД разом з несекретними;
- забороняється зберігати СД в робочих столах;
- при прийомі відвідувачів не можна залишати СД в положенні, зручному для огляду;
- необхідно прибирати СД в сейф при тимчасовому виході з приміщення;
-
